LessonsDutchNavigating Dutch Bureaucracy: Practical A2 Language SeriesReporting a broken heater to landlord or housing corp
Free lessonDutch · A211:09
Reporting a broken heater to landlord or housing corp
Sample wording and who to call: landlord, housing corp or emergency service number; what details to give (address, heater location, symptoms) and next steps.
Published ·Updated
Contact your landlord or housing corporation (or the emergency service number). Give your address, heater location and symptoms; ask repair timeframe and temporary heating options.
Transcript
Read along, Dutch & English, side by side
0:00
Wist je dat veel mensen pas bellen als het al dagen koud is?
Did you know that many people only call when it's been freezing for days?
0:03
In de winter kan een huis echt afkoelen tot 16 graden in één nacht, hoor.
In winter, a house can really cool down to 16 degrees in just one night.
0:07
En dan slaap je gewoon met je jas aan.
And then you just sleep in your coat.
0:09
Ja, en het grootste probleem is dat mensen niet weten wie ze moeten bellen.
Yeah, and the biggest problem is that people don't know who to call.
0:14
Is het de verhuurder, het energiebedrijf of toch een monteur?
Is it the landlord, the energy company, or a technician?
0:17
Daardoor wachten ze en dat maakt het alleen maar erger.
Because of that, they wait, and it only makes things worse.
0:20
Nog eentje. Veel mensen hebben een servicenummer, maar ze kennen het niet.
One more thing. Many people have a service number, but they don't know it.
0:25
Het staat vaak op de ketel of in het contract.
It's often on the boiler or in the contract.
0:27
Maar ja, niemand leest dat. Tot het koud wordt, hè?
But yeah, nobody reads that. Until it gets cold, right?
0:30
Nou, welkom allemaal. Fijn dat jullie luisteren.
Well, welcome everyone. Glad you’re listening.
0:32
Ik ben Anita en ik zit hier weer met Henk met warme thee, gelukkig.
I'm Anita, and I'm here again with Henk with warm tea, thankfully.
0:37
Al hoop ik dat jullie verwarming het gewoon doet vandaag.
I hope your heating is working today.
0:40
Ha, ja, laten we hopen van wel.
Ha, yes, let's hope so.
0:42
Maar als die het niet doet, dan ben je hier goed.
But if it’s not working, you’re in the right place.
0:45
Want we praten vandaag over een kapotte verwarming melden.
Because today we’re talking about reporting a broken heating system.
0:48
Simpel en stap voor stap, zonder stress.
Simple and step by step, without stress.
0:50
Eerst even dit. Wat is nu een verwarming?
First, let’s clarify this. What is heating?
0:53
Sommige mensen zeggen ketel. Anderen zeggen cv.
Some people say boiler. Others say central heating.
0:56
Oké, dat is de centrale verwarming. De ketel die warm water maakt. Ook voor de douche soms.
Okay, that’s the central heating. The boiler that heats water. Sometimes also for the shower.
1:01
Precies. En soms heb je stadswarmte, dan heb je geen ketel, maar een warmtemeter.
Exactly. And sometimes you have district heating, where you don’t have a boiler, but a heat meter.
1:07
Als je twijfelt wat je hebt, kijk dan even in de meterkast of bij de radiator.
If you're unsure what you have, check the meter cupboard or by the radiator.
1:10
Daar zie je vaak een sticker.
You'll often see a sticker there.
1:11
Oké, stel je wordt wakker en het is ijskoud. Wat doe je eerst Henk? Ik ga altijd even rustig kijken, want soms is het iets kleins.
Okay, imagine you wake up and it's freezing. What do you do first, Henk? I always take a moment to check, because sometimes it's something small.
1:20
Ja, eerst de makkelijke dingen. Check de thermostaat, staat die aan, en niet op nachtstand.
Yes, first the easy things. Check the thermostat, is it on, and not in night mode?
1:26
Kijk ook even naar de batterijen als het zo'n losse thermostaat is.
Also, look at the batteries if it’s one of those standalone thermostats.
1:29
En voel aan de radiatorknop, hè? Staat de kraan open?
And feel the radiator knob, okay? Is the valve open?
1:33
Soms draai je die dicht bij het schoonmaken en vergeet je hem weer open te zetten.
Sometimes you turn it off while cleaning and forget to turn it back on.
1:37
Klinkt dom, maar dat gebeurt echt.
It sounds silly, but it really happens.
1:38
Zeker. En kijk even naar de ketel als je die hebt.
Definitely. And check the boiler if you have one.
1:43
Brandt er een lampje rood of knippert er een code?
Is there a red light on or is a code flashing?
1:46
Dat heet een storingscode en die is handig om door te geven.
That's called a fault code, and it's helpful to report.
1:50
Als je die code ziet, maak dan een foto.
If you see that code, take a picture.
1:52
Ja, meteen even vastleggen, ook voor jezelf.
Yes, make sure to note it, also for yourself.
1:55
Zo vergeet je het niet als je belt.
This way, you won’t forget it when you call.
1:57
Goed punt. En nog één stap, reset de ketel één keer.
Good point. And one more step, reset the boiler once.
2:00
Er zit vaak een knopje voor reset.
There’s often a button for reset.
2:03
Druk één keer, wacht even twee minuten.
Press it once, wait about two minutes.
2:06
Niet tien keer drukken, hoor. Dat helpt niet.
Don’t press it ten times, okay? That won’t help.
2:08
En als het nog steeds niet warm wordt, ja, dan ga je melden.
And if it’s still not warming up, then you go report it.
2:12
Maar aan wie? Huur je of heb je een koopwoning? Dat maakt best verschil.
But to whom? Are you renting, or do you own a home? That makes a difference.
2:16
Als je huurt, bel je meestal de verhuurder of de woningcorporatie.
If you're renting, you usually call the landlord or the housing corporation.
2:20
In je huurcontract staat vaak een storingsnummer.
Your rental contract often has a fault number.
2:23
Soms is het een apart nummer voor spoed,zoals 's nachts.
Sometimes there's a separate number for emergencies, like at night.
2:26
En bij stadswarmte heeft het warmtebedrijf vaak een eigen lijn.
And with district heating, the heat company often has a direct line.
2:30
Dat staat op de factuur, ja. Ik weet het, facturen zijn saai, maar daar staat het wel netjes op.
That’s on the bill, yes. I know, bills are boring, but it is listed there.
2:36
Bel bij gaslucht. Trouwens, nooit de gewone lijn.
Call if you smell gas. By the way, never use the regular line.
2:40
Ruik je gas? Bel dan meteen de storingsdienst voor gas, 0800 9009.
Smell gas? Then immediately call the gas emergency service at 0800 9009.
2:46
En als je twijfelt, bel je gewoon 112.
And if you're in doubt, just call 112.
2:50
Ja, veiligheid eerst. Een kapotte verwarming is vervelend, maar een gaslek is gevaarlijk.
Yes, safety first. A broken heating system is annoying, but a gas leak is dangerous.
2:56
Zet dan ook een raam open en gebruik geen lift aan of uit.
Also, open a window and don’t use the lift to go in or out.
2:59
Oké, terug naar het melden. Wat zeg je dan aan de telefoon?
Okay, back to reporting. What do you say on the phone?
3:03
Hou het kort en duidelijk. Wie je bent, waar je woont, wat er precies gebeurt en sinds wanneer.
Keep it short and clear. Who you are, where you live, what's happening, and since when.
3:08
Bijvoorbeeld: hoi, ik ben Anita van de derde verdieping en sinds gisteravond is er geen warmte.
For example: hi, I'm Anita from the third floor and there's been no heat since last night.
3:13
De thermostaat staat op 20, maar de radiatoren blijven koud.
The thermostat is set to 20, but the radiators stay cold.
3:17
Op de ketel knippert code 14, zoiets.
The boiler is showing error code 14, something like that.
3:20
Perfect. En vraag ook even, is dit spoed?
Perfect. And also ask, is this urgent?
3:23
In de winter, als het echt koud is, is geen verwarming vaak spoed.
In winter, when it's really cold, no heating is often urgent.
3:27
Zeker met kinderen of ouderen in huis.
Especially with children or elderly people in the house.
3:29
En noteer de naam van de persoon die je spreekt.
And note the name of the person you're speaking to.
3:32
Ja, gewoon even opschrijven en de tijd.
Yes, just jot it down along with the time.
3:35
Bijvoorbeeld half negen 's ochtends, ik sprak met Sarah.
For example, 8:30 in the morning, I spoke with Sarah.
3:38
Dat helpt als je later terugbelt.
That helps when you call back later.
3:40
Stuur daarna, als je kunt, een korte e-mail met dezelfde info.
Then, if you can, send a brief email with the same info.
3:44
Dan heb je het zwart op wit, schrijf erbij.
That way you have it in writing, include that.
3:46
Hierbij bevestig ik de storing die ik net meldde.
Hereby I confirm the issue I just reported.
3:49
Klinkt netjes en werkt goed.
Sounds neat and works well.
3:50
Weet je, dit klinkt misschien een beetje streng, maar het scheelt gedoe.
You know, this might sound a bit strict, but it saves hassle.
3:54
Ik las laatst een verhaal online.
I read a story online recently.
3:56
Een huurder vroeg advies en de huisbaas werd boos en deed niks meer.
A tenant asked for advice, and the landlord got angry and did nothing.
4:00
Heel naar.
Very unfortunate.
4:01
Ja, dat soort verhalen hoor je vaker.
Yes, you hear stories like that more often.
4:04
Sommigen vinden dat de huisbaas alles moet doen.
Some believe the landlord should do everything.
4:06
Anderen zeggen dat huurders beter moeten zorgen.
Others say tenants should take better care.
4:09
De waarheid zit vaak in het midden, maar basisdingen zoals warmte horen echt te werken.
The truth often lies in the middle, but basics like heating should really work.
4:13
Goed voorbeeld.
Good point.
4:28
Oké, even praktisch. Hoe snel moet er iemand komen?
Okay, let's get practical. How quickly does someone need to come out?
4:41
Ja, en zeg er rustig bij dat je last hebt van de kou.
Yes, and calmly mention that you're suffering from the cold.
4:45
Niet boos, maar duidelijk.
Not angry, but clear.
4:47
Bijvoorbeeld: ik slaap nu met twee truien, kan er vandaag iemand komen?
For example: I'm currently sleeping in two sweaters, can someone come today?
4:51
Mensen helpen sneller als je vriendelijk bent.
People help faster when you're friendly.
4:53
Wat als de verhuurder zegt dat het jouw schuld is?
What if the landlord says it’s your fault?
4:56
Dat hoor je soms, hè?
You sometimes hear that, right?
4:57
Dan kun je vragen: waar baseert u dat op?
Then you can ask: what are you basing that on?
5:00
En je stuurt je foto's en je stappenlijstje mee.
And send your photos and your checklist along.
5:02
Dat is als de verhuurder zegt, je stuurt je foto's en je stappenlijstje mee.
That's when the landlord says, you send your photos and your checklist along.
5:27
En blijf rustig.
And stay calm.
5:28
Zeg, ik heb de thermostaat gecheckt, batterijen vervangen, één keer gereset.
Say, I checked the thermostat, replaced the batteries, reset it once.
5:33
Het werkt nog steeds niet. Zo laat je zien dat je meedenkt.
It’s still not working. This shows you’re thinking along.
5:36
Dat is sterk.
That’s strong.
5:38
Nog een tip. Vraag altijd naar de kosten.
One more tip. Always ask about the costs.
5:40
Soms hoor je voorrijdkosten van 50 euro, maar bij huur hoeft dat vaak niet.
Sometimes you hear call-out fees of 50 euros, but that's often not needed for rentals.
5:44
Bij een servicecontract ook niet. Gewoon even vragen dus.
Not for a service contract either. So just ask.
5:48
Ja, transparant zijn. En als je eigenaar bent, bel dan je eigen monteur.
Yes, be transparent. And if you're the owner, call your own technician.
5:52
Veel ketels hebben een sticker met een nummer.
Many boilers have a sticker with a number.
5:54
Bijvoorbeeld, storingsdienst 0800 1230. Altijd handig.
For example, emergency service 0800 1230. Always handy.
6:01
En plan slim. Als je kunt, blijf thuis in het tijdvak.
And plan wisely. If you can, stay home during the time slot.
6:04
Monteurs zeggen soms: we komen tussen 9 en 1. Dat is een groot blok.
Technicians sometimes say: we'll come between 9 and 1. That’s a big window.
6:09
Ja, maar zet je telefoon aan en hou de bel in de gaten.
Yes, but turn your phone on and keep an eye on the doorbell.
6:12
Wat doe je ondertussen tegen de kou?
What are you doing in the meantime to stay warm?
6:14
Trek laagjes aan, drink warme thee en sluit deuren.
Wear layers, drink hot tea, and close the doors.
6:17
Zet desnoods een elektrisch kacheltje aan, maar let op de veiligheid.
If necessary, turn on an electric heater, but be careful with safety.
6:22
Niet naast gordijnen en niet de hele nacht.
Not next to curtains and not all night long.
6:24
En let op de vochtigheid, hè?
And watch out for humidity, okay?
6:26
Koude kamers worden snel klam.
Cold rooms quickly become damp.
6:28
Zet even een raam op een kier, 5 minuten en dan weer dicht.
Crack a window for 5 minutes, then close it again.
6:31
Frisse lucht helpt echt, ook al is het koud.
Fresh air really helps, even if it's cold.
6:33
Als de monteur komt, laat dan zien wat je al deed.
When the technician arrives, show what you've already done.
6:36
Vertel wanneer het begon en laat die storingscode zien.
Explain when it started and show that error code.
6:39
Vraag ook wat de oorzaak is in gewone woorden.
Also, ask what the cause is in simple terms.
6:42
Ja, vraag: is er iets wat ik zelf kan doen om dit te voorkomen?
Yes, ask: is there anything I can do to prevent this?
6:46
Misschien moet je één keer per jaar ontluchten.
You might need to bleed it once a year.
6:48
Dat is lucht uit de radiatoren halen.
That means releasing air from the radiators.
6:50
Dat is niet moeilijk en de monteur kan het even laten zien.
It's not hard, and the technician can show you how.
6:53
Ontluchten doe je met een klein sleuteltje.
You bleed them with a small key.
6:56
Je draait de schroef een beetje open tot er water komt en dan weer dicht.
You turn the screw a little until water comes out and then close it again.
7:00
Leg wel even een doekje neer, anders heb je een plasje.
Do lay down a cloth, or you'll have a puddle.
7:03
En soms moet er bijgevuld worden.
And sometimes you need to top it up.
7:06
Dat is water in de ketel doen tot de meter op 1,5 of 2 staat.
That means adding water to the boiler until the gauge reads 1.5 or 2.
7:10
Doe dat rustig en vraag anders om hulp.
Do it calmly, and ask for help if needed.
7:13
Liever vragen dan knoeien.
Better to ask than to mess it up.
7:14
Krijg je geen reactie van je verhuurder?
Haven't you heard back from your landlord?
7:16
Stuur na één dag nog een vriendelijk bericht.
Send a friendly message after one day.
7:19
Schrijf: ik vraag even naar de stand van zaken.
Write: I'm checking on the status.
7:21
Het is nog steeds koud.
It's still cold.
7:22
Blijf beleefd, maar duidelijk.
Stay polite, but be clear.
7:24
En als er dan nog niks gebeurt?
And what if nothing happens then?
7:25
Ja, dan kun je hulp zoeken.
Yes, then you can seek help.
7:27
In veel steden heb je een huurteam.
Many cities have a rental team.
7:29
Dat is een groep die huurders gratis helpt.
That's a group that helps tenants for free.
7:31
Of je belt het juridisch loket voor advies.
Or you can call the legal advice service for guidance.
7:33
Je kunt ook de huurcommissie noemen, als het echt vastloopt.
You can also mention the rental committee if things really stall.
7:36
Zelf, ik hoop dat het niet nodig is, maar ik wil dit graag netjes oplossen.
Personally, I hope it's not necessary, but I want to resolve this properly.
7:41
Vaak beweegt er dan iets.
Often, that gets things moving.
7:43
Mensen willen gedoe vermijden.
People want to avoid hassle.
7:45
Weet je wat ook helpt?
Do you know what else helps?
7:46
Een beetje empathie.
A bit of empathy.
7:47
Zeg: ik snap dat het druk is, maar ik zit nu al twee nachten in de kou.
Say: I understand it's busy, but I've been in the cold for two nights now.
7:51
Dat is eerlijk en menselijk.
That's honest and human.
7:53
Dan gaat het vaak sneller.
Then things often speed up.
7:54
Ja, en vermijd dreigen.
Yes, and avoid threatening.
7:56
Dat werkt bijna nooit.
That hardly ever works.
7:57
Hou het feitelijk: datum, tijd, wat je deed, wie je sprak.
Stick to the facts: date, time, what you did, who you spoke to.
8:01
Dat is sterker dan: jullie doen nooit wat, snap je?
That's stronger than: you never do anything, you know?
8:03
Ik denk even aan die oppas met dat kopje.
I'm thinking of that babysitter with the cup.
8:06
Die leerde: maak een klein logboekje.
She taught: keep a small logbook.
8:08
Dus voor je verwarming, schrijf op wat je doet en wanneer je belt.
So for your heating, write down what you do and when you call.
8:11
Dat hoeft geen roman te zijn, hoor.
It doesn’t have to be a novel, you know.
8:13
En, klein maar handig, zet je telefoon op luid als je wacht op een monteur.
And, small but handy, put your phone on loud while you wait for a technician.
8:18
Ik miste ooit een belletje om tien uur 's ochtends.
I once missed a call at ten in the morning.
8:21
En tada, afspraak gemist.
And ta-da, missed appointment.
8:23
Toen moest ik nog een dag wachten.
Then I had to wait another day.
8:25
Oef, ja, herkenbaar.
Phew, yeah, I can relate.
8:27
Nog iets als je huisbaas zegt dat je niet mag bellen met een monteur?
What if your landlord says you can't call in a technician?
8:30
Maar het is echt koud en er is geen reactie.
But it’s really cold and there’s no response.
8:33
Vraag dan om toestemming via e-mail.
Then ask for permission via email.
8:35
Dan heb je het vast liggen.
That way, you’ll have it documented.
8:37
En zet daar een redelijke termijn in.
And include a reasonable deadline.
8:39
Bijvoorbeeld: als er vandaag voor vijf uur 's middags geen afspraak is, laat ik iemand komen.
For example: if there’s no appointment by 5 PM today, I’ll send someone.
8:44
Blijf wel redelijk en hou de bon.
Just be reasonable and keep the receipt.
8:46
Over bonnen gesproken, bewaar alles.
Speaking of receipts, keep everything.
8:49
Als het later discussie wordt, kun je laten zien wat je betaalde en waarom.
If there’s a discussion later, you can show what you paid and why.
8:53
Dat is gewoon slim, toch?
That’s just smart, right?
8:55
Zeker.
Definitely.
8:55
En nog een misverstand.
And another misunderstanding.
8:57
Mensen denken soms dat normale slijtage altijd gratis is.
People sometimes think normal wear and tear is always free.
9:01
Maar soms is er eigen schade, zoals een kapotte thermostaat door een klap.
But sometimes there’s damage caused by you, like a broken thermostat from a bump.
9:05
Vraag dus altijd even hoe het zit.
So always ask how it works.
9:07
Ja, en wees eerlijk.
Yes, and be honest.
9:09
Als je zelf iets hebt losgedraaid en het ging mis, zeg dat dan.
If you’ve unscrewed something and it went wrong, just say so.
9:12
Eerlijkheid maakt het gesprek beter en vaak zoeken ze dan toch mee naar een oplossing.
Honesty makes the conversation better, and they often help find a solution.
9:18
Zullen we even de checklist doornemen?
Shall we go through the checklist?
9:20
1. Controleer thermostaat, batterijen, radiatorkraan.
1. Check the thermostat, batteries, and radiator valve.
9:24
2. Kijk naar de ketel en noteer de storingscode.
2. Look at the boiler and note the error code.
9:27
3. Reset één keer.
3. Reset it once.
9:29
4. Maak foto's en noteer tijden.
4. Take photos and note the times.
9:31
5. Bel de juiste partij en vraag of het spoed is.
5. Call the right party and ask if it’s urgent.
9:35
6. Bevestig met een korte e-mail.
6. Confirm with a short email.
9:37
7. Blijf vriendelijk en duidelijk en vraag naar de planning en eventuele kosten.
7. Stay friendly and clear, and ask about the schedule and any costs.
9:43
8. Hou een logboekje bij.
8. Keep a logbook.
9:45
9. Als er geen reactie is, stuur een herinnering.
9. If there’s no response, send a reminder.
9:48
10. Zoek hulp bij een huurteam of het juridisch loket als het vastloopt.
10. Seek help from a rental team or legal aid if it stalls.
9:53
En bij gaslucht meteen bellen met 0800 9009 of 112.
And if you smell gas, call 0800 9009 or 112 immediately.
9:59
Top! En nog een kleine tip om het te voorkomen.
Great! And here’s a little tip to prevent issues.
10:02
Laat je ketel jaarlijks checken.
Get your boiler checked annually.
10:03
Een onderhoudsbeurt in, zeg maar, oktober scheelt gedoe in januari.
A maintenance check in, say, October saves hassle in January.
10:08
Het is saai, maar het werkt echt.
It’s boring, but it really works.
10:09
Zeker weten. En zet je thermostaat ook niet te gek op en neer.
For sure. And don’t mess with your thermostat too much.
10:14
Rustig naar 19 of 20 graden is vaak genoeg.
Gradually setting it to 19 or 20 degrees is often enough.
10:17
Dan hoeft de ketel niet steeds te stressen, zeg maar.
This way, the boiler doesn’t have to stress all the time.
10:20
Als je nu luistert en denkt: oei, mijn huis is al koud, neem dan even een moment en begin bij stap 1.
If you’re listening now and thinking: yikes, my house is already cold, take a moment and start at step 1.
10:27
Je kunt dit, echt. En als je vastloopt, vraag om hulp. Dat is geen zwakte.
You can do this, really. And if you get stuck, ask for help. That’s not a weakness.
10:31
Oké. Ik denk dat we er zijn. Heb jij nog een laatste wijsheid, Anita? Iets korts voor op de koelkast?
Okay. I think we’re good. Do you have one last piece of wisdom, Anita? Something short for the fridge?
10:38
Ja. Gewoon dit: kalm blijven, duidelijk melden, alles even opschrijven. Simpel, maar het werkt. En een extra trui kan ook geen kwaad. Haha.
Yes. Just this: stay calm, report clearly, and write everything down. Simple, but it works. And an extra sweater doesn’t hurt either. Haha.
10:47
Dank je wel voor het luisteren, allemaal. Als je hier iets aan had, like dan even en abonneer je op ons kanaal. Dan mis je geen handige tips meer. Ook niet als je kraan raar doet.
Thank you all for listening. If you found this helpful, please like and subscribe to our channel. You won't miss any handy tips, even if your faucet acts strange.
10:57
Ja, superlief als je dat doet. Stuur deze aflevering ook door naar iemand die altijd te lang wacht met bellen. Je kent vast zo iemand. Blijf warm, blijf vriendelijk. En tot de volgende keer.
Yes, it’s super sweet if you do that. Also, share this episode with someone who always waits too long to call. You probably know someone like that. Stay warm, stay friendly. And see you next time.
FAQ
Who should I call first when the heater breaks?
Call your landlord or the housing corporation listed on your tenancy agreement; if there is an emergency number for heating, use that immediately.
What information should I give when reporting the heater?
Provide your full address, apartment/room number, exact heater location, a short description of symptoms (no heat, noise, smell), and when it started.
Is lack of heat considered an emergency?
Yes, no heat in cold conditions is often treated as urgent—use the emergency heating service number if provided or report it as an urgent repair to your landlord.
Who usually pays for heater repairs?
Responsibility depends on your lease and the fault: landlords or housing corporations typically cover appliance and central heating repairs unless the damage was caused by tenant negligence.
What can I expect after I report a broken heater?
You should get confirmation of the report, an estimated repair timeframe, any temporary heating options, and a scheduled technician visit or instructions to call a service number.
More Dutch lessons
