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Introduce Yourself to New Colleagues: Phrases & Tips
Essential phrases, etiquette and small-talk to introduce yourself to colleagues, plus common mistakes and first-day tips for expats in Germany and Austria.
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Workplace phrases and etiquette for introducing yourself to colleagues, with small-talk starters, handshake and email lines, plus first-day tips for expats in Germany and Austria.
Transcript
Read along, German & English, side by side
0:00
Wusstest du, dass bestimmt 60 Prozent der Leute sich am ersten Arbeitstag zu lang vorstellen und trotzdem nichts Wichtiges sagen?
Did you know that about 60 percent of people introduce themselves for too long on their first day at work and still say nothing important?
0:07
Uff, ja, das sehe ich auch oft. Manche erzählen sehr private Sachen und am Ende weiß niemand, was sie eigentlich im Team machen. Das kann echt unangenehm werden, oder?
Uff, yeah, I see that often too. Some share very personal things, and in the end, no one knows what they actually do in the team. That can get really awkward, right?
0:15
Genau. Und mal ehrlich, was sagst du in den ersten drei Sätzen, damit die Leute dich verstehen und mögen? Heute klären wir das ohne Stress und ohne lange Reden.
Exactly. And let's be honest, what do you say in the first three sentences so people understand and like you? Today we’ll sort that out without stress and long speeches.
0:25
Hallo und willkommen zu unserem Kaffeetalk. Ich bin Julia und ich freue mich richtig, dass ihr wieder dabei seid. Wir sprechen heute übers Vorstellen bei neuen Kolleginnen und Kollegen, ganz praktisch und entspannt.
Hello and welcome to our coffee talk. I'm Julia, and I'm really glad you're back with us. Today we'll talk about introducing yourself to new colleagues, in a very practical and relaxed way.
0:36
Und ich bin Tim. Wir geben euch heute einfache Sätze, kleine Tricks und ja, auch ein paar Fettnäpfchen, die ihr besser vermeidet. Also, los geht's.
And I'm Tim. Today we'll give you simple sentences, little tricks, and yes, also a few pitfalls to avoid. So, let's get started.
0:45
Vielleicht fangen wir mal mit der Struktur an. Ich sage immer Name, Rolle, eine Aufgabe und ein freundlicher Satz. Kurz, klar, freundlich.
Maybe we should start with the structure. I always say name, role, one task, and a friendly sentence. Short, clear, friendly.
0:52
Ja, so ein kleines Baukastensystem zum Beispiel. Hi, ich bin Tim, neu im Support-Team. Ich helfe bei Fragen zu Bestellungen und ich freue mich auf die Zusammenarbeit. Fertig.
Yes, something like a little building block system. Hi, I’m Tim, new to the support team. I help with questions about orders, and I'm looking forward to working together. Done.
1:03
Genau. Oder etwas lockerer. Hey, ich bin Julia aus dem Marketing. Ich kümmere mich um Social Media, besonders um kurze Videos. Wenn ihr Ideen habt, sagt einfach Bescheid. Das reicht völlig.
Exactly. Or something more casual. Hey, I'm Julia from marketing. I handle social media, especially short videos. If you have ideas, just let me know. That's plenty.
1:12
Viele machen den Fehler und erzählen gleich die ganze Lebensgeschichte. Also Schule, Hobbys, drei Haustiere und dann noch die halbe Urlaubsstory. Das ist nett, aber am ersten Tag einfach zu viel.
Many people make the mistake of telling their whole life story right away. So school, hobbies, three pets, and then half a vacation story. That's nice, but way too much on the first day.
1:24
Ja, und kulturelle Sachen sind wichtig, ne? In manchen Firmen sagt man sie, in anderen sagt man sofort du. Frag ruhig. Wie sprecht ihr euch an, du oder sie? Das zeigt Respekt und macht es einfach.
Yes, and cultural things are important, right? In some companies, you use formal speech, in others, it’s informal right away. Feel free to ask. How do you address each other, formal or informal? It shows respect and makes it easier.
1:36
Apropos Stil. Ich habe einen Tipp, der viele überrascht. Drehe deine Energie ein bisschen hoch, so 10 bis 20 Prozent. Das heißt, ein kleines Lächeln, eine klarere Stimme, ein offener Blick. Nicht künstlich, aber eben wach.
Speaking of style. I have a tip that surprises many. Turn up your energy a bit, by about 10 to 20 percent. That means a small smile, a clearer voice, an open gaze. Not forced, but awake.
1:49
Total. Energie ist ansteckend. Wenn du so leise und ganz unsicher sprichst, dann wirkt die Vorstellung schnell, naja, ein bisschen müde. Stell dir vor, du sprichst mit einer guten Freundin. So freundlich und offen darf es klingen.
Totally. Energy is contagious. If you speak quietly and very uncertainly, the introduction quickly comes off as a bit tired. Imagine you're talking to a good friend. That's how friendly and open it should sound.
2:01
Lass uns das kurz zeigen. Neutral wäre, ich bin Tim, ich arbeite im Support. Mit mehr Energie: Hey, ich bin Tim, ich bin neu im Support und helfe gern bei Fragen. Gleicher Inhalt, aber das zweite bleibt besser hängen.
Let's show that quickly. A neutral introduction would be, I'm Tim, I work in support. With more energy: Hey, I'm Tim, I’m new in support and I'm happy to help with questions. Same content, but the second one sticks better.
2:13
Genau. Und stell dich nicht länger als, sagen wir mal, 30 Sekunden vor. Du kannst später mehr erzählen. Erstmal nur das Wichtigste und ein Türöffner für Small Talk, also ein kurzer, lockerer Chat.
Exactly. And don’t introduce yourself for longer than, say, 30 seconds. You can share more later. Just the essentials first and a door opener for small talk, so a short, casual chat.
2:24
Kleines Thema, aber wichtig: Name verständlich machen. Wenn dein Name oft falsch gesagt wird, sag kurz, wie man ihn spricht. Zum Beispiel, ich heiße Julia mit Betonung auf Ju wie in Juwel. Das hilft echt.
Small topic, but important: make your name understandable. If your name gets mispronounced often, quickly say how it's pronounced. For example, I’m Julia, with emphasis on Ju as in jewel. That really helps.
2:38
Oh ja, das mache ich auch. Und wenn Leute deinen Namen falsch sagen, sei freundlich. Kein Problem, das passiert oft. Ich bin Julia. Ein Lächeln dazu und gut ist.
Oh yes, I do that too. And if people mispronounce your name, be friendly. No problem, that happens often. I’m Julia. Add a smile, and that's fine.
2:49
Was ist mit Remote, also im Videocall? Da finde ich gut, Kamera auf Augenhöhe, Licht von vorn, Name im Tool richtig schreiben. Dann sagst du, hallo zusammen, ich bin Tim aus dem Support in Berlin. Ich freue mich, euch kennenzulernen. Kurz und klar.
What about remote work, like in video calls? I find it good to have the camera at eye level, light from the front, and to spell your name correctly in the tool. Then you say, hello everyone, I’m Tim from support in Berlin. I'm excited to meet you. Short and clear.
3:03
Und im Chat, also schriftlich, reicht oft ein kleiner Text. So was wie, hallo zusammen, ich bin Julia, neu im Marketingteam. Ich arbeite an Social Media Posts. Freue mich auf die Zusammenarbeit und auf eure Tipps. Fertig, nicht zu lang.
And in chat, written communication often just needs a small text. Something like, hello everyone, I’m Julia, new to the marketing team. I’m working on social media posts. I'm looking forward to working with you and your tips. Done, not too long.
3:16
Wollen wir mal typische Fehler durchgehen? Nummer eins: im Kopf nicht als Liste zu privat werden. Also Beziehungsprobleme, Religion, Politik oder Geld. Das ist am ersten Tag keine gute Idee.
Should we go over typical mistakes? Number one: don't get too personal in your head. So relationship issues, religion, politics, or money. That’s not a good idea on the first day.
3:28
Genau. Und es gibt da auch Ärger in manchen Firmen, wenn Leute zu viel über Geld sprechen. Ich habe neulich gelesen, dass Creators über ihre Einnahmen reden, somit 28.000 Euro und so. Manche finden das gut, andere fühlen Druck. Am ersten Tag im Job wäre mir das echt zu viel Info.
Exactly. And there's also issues in some companies when people talk too much about money. I recently read that creators talk about their earnings, like €28,000 and such. Some think that's fine, others feel pressure. On the first day at work, that’s really too much information for me.
3:44
Voll. Du kannst später offen über Gehalt sprechen, wenn es passt. Aber beim Vorstellen geht es darum, Vertrauen zu bauen, nicht Zahlen zu droppen. Besser, zeig, wie du arbeitest und wie man mit dir reden kann.
Totally. You can talk openly about salary later when it's appropriate. But introductions are about building trust, not dropping numbers. Better show how you work and how to communicate with you.
3:56
Fehler zwei: andere runter machen. Sowas wie, mein alter Chef war furchtbar. Das klingt bitter. Sag lieber neutral, ich freue mich auf neue Aufgaben und ein gutes Team. Das ist positiv und professionell.
Mistake two: putting others down. Something like, my old boss was terrible. That sounds bitter. Better say neutrally, I'm excited about new tasks and a good team. That’s positive and professional.
4:08
Fehler drei: keine Frage stellen. Eine Frage öffnet das Gespräch. Zum Beispiel, was ist für euch gerade wichtig in dieser Woche? Oder gibt es eine Sache, die ich heute auf jeden Fall wissen sollte? Das zeigt Interesse.
Mistake three: not asking questions. A question opens up the conversation. For example, what’s important to you this week? Or is there something I should definitely know today? That shows interest.
4:20
Oh, und noch was: Wenn jemand dich unterbricht, bleib locker. Sag einfach, klar, gern später mehr. Kurz gesagt, ich bin Julia aus dem Marketing und freue mich, mit euch zu arbeiten. So bleibst du freundlich und kommst auf den Punkt.
Oh, and one more thing: if someone interrupts you, stay cool. Just say, sure, I'd love to talk more later. In short, I'm Julia from marketing, and I look forward to working with you. This keeps you friendly and gets to the point.
4:33
Ich habe eine krasse Story gelesen. Eine Praktikantin hatte am ersten Tag 10,5 Stunden, sollte Tee bringen, putzen, sogar irgendwas mit Impfungen vorbereiten, ohne richtige Einweisung. Also echt heftig.
I read a crazy story. An intern had a 10.5-hour first day, was supposed to bring tea, clean, even prepare something with vaccinations, without proper training. That's really intense.
4:46
Boah, das ist ein fettes Warnsignal. Wenn sowas passiert, stell sofort Fragen, was genau sind meine Aufgaben und wer zeigt mir die Prozesse. Und wenn du dich unwohl fühlst, sag klar, dafür brauche ich eine Einweisung. Das ist wichtig für Sicherheit und Respekt.
Wow, that's a huge warning sign. If that happens, immediately ask, what exactly are my tasks, and who will show me the processes? And if you feel uncomfortable, clearly say, I need proper training for that. It's important for safety and respect.
5:00
Genau. Und beim Vorstellen kannst du auch Grenzen freundlich setzen. Zum Beispiel, ich helfe gern, aber ich möchte richtig eingearbeitet werden. Das klingt höflich und klar.
Exactly. And when introducing yourself, you can also set boundaries politely. For example, I'm happy to help, but I want to be properly trained. That sounds courteous and clear.
5:13
Lass uns ein paar Vorstellvarianten üben. Formell.
Let’s practice some introduction variants. Formal.
5:15
Guten Morgen. Ich bin Julia Meier. Ich starte heute im Marketing und betreue die Website und Social Media. Ich freue mich auf die Zusammenarbeit. Das passt in größeren, ruhigeren Firmen.
Good morning. I’m Julia Meier. I'm starting today in marketing and will take care of the website and social media. I look forward to working together. That fits in larger, quieter companies.
5:26
Locker. Hey, ich bin Tim, neu im Support. Ich liebe klare Antworten und schnelle Lösungen. Wenn was hackt, sagt mir einfach Bescheid. Ich schaue mir das an. Das passt gut in kleine Teams oder Start-ups.
Casual. Hey, I'm Tim, new in support. I love clear answers and quick solutions. If something's off, just let me know. I’ll take a look. That works well in small teams or startups.
5:36
International. Hallo, ich bin Julia aus dem Marketing-Team. Ich spreche langsam und deutlich, damit alle mich gut verstehen. Wenn ich zu schnell rede, sagt einfach Stopp. Kurze Sätze helfen total.
International. Hello, I'm Julia from the marketing team. I speak slowly and clearly so everyone can understand me well. If I talk too fast, just say stop. Short sentences help a lot.
5:48
Kleine Körpersprache-Helfer: Aufrecht sitzen oder stehen. Schultern locker, Hände sichtbar, lächeln. Ein kurzer Blick in die Runde, dann sprechen. Das gibt dir Ruhe und wirkt offen.
Small body language helpers: sit or stand up straight. Shoulders relaxed, hands visible, smile. A quick glance around, then speak. That gives you calmness and looks open.
5:58
Und bei Nervosität? Einmal tief einatmen, dann ausatmen, bevor du beginnst. Du kannst auch einen Stift halten oder die Hand auf den Tisch legen, das erdet. Klingt simpel, hilft aber wirklich.
And when feeling nervous? Take a deep breath in, then out, before you start. You can also hold a pen or put your hand on the table, that grounds you. Sounds simple but really helps.
6:09
Noch ein Mini-Tool, der Einsatz-Bitch. Ich bin Tim. Ich löse Support-Fragen und mag klare, einfache Wege. Fertig. Das kannst du fast immer sagen, wenn wenig Zeit ist, zum Beispiel im Aufzug.
One more mini-tool, the engagement pitch. I’m Tim. I solve support questions and prefer clear, simple paths. Done. You can say that almost anytime when you’re short on time, like in an elevator.
6:20
Apropos Aufzug. Stell dir vor, du triffst die Chefin. Du, hallo, ich bin Julia, neu im Marketing. Ich arbeite an kurzen Videos, die Kundinnen schnell verstehen. Ich freue mich auf Feedback. Drei Sätze und du bist präsent.
Speaking of elevators. Imagine you meet the boss. You say, hi, I’m Julia, new in marketing. I’m working on short videos that customers can understand quickly. I look forward to feedback. Three sentences, and you’re present.
6:31
Was sagst du, wenn du Namen direkt nicht verstehst? Ich frage einfach, sorry, ich habe den Namen nicht ganz gehört. Wie war er nochmal? Dann wiederhole ich, ah, Anna, danke, Anna.
What do you say if you don't quite catch someone's name? I just ask, sorry, I didn’t quite hear the name. What was it again? Then I repeat, ah, Anna, thanks, Anna.
6:41
Und wenn jemand deinen Namen verdreht, sag freundlich, fast, ich heiße Julia, mit ihr am Anfang. Nicht genervt klingen, sonst wird's peinlich. Freundlich korrigieren reicht.
And if someone gets your name wrong, politely say, almost, I’m Julia, with a soft J at the beginning. Don’t sound annoyed, or it’ll be awkward. A friendly correction is enough.
6:50
Wie ist es in der Kaffeeküche? Ich starte gern so, hi, ich bin Tim, heute mein erster Tag. Was trinkt ihr hier so? Das ist leicht und macht's wie ein Talk. Danach kann man fragen, gibt's Tricks für die Kaffeemaschine?
How about in the coffee kitchen? I like to start like this, hi, I’m Tim, it’s my first day. What do you drink around here? It’s casual and makes it feel more like a talk. Then you can ask, any tricks for the coffee machine?
7:02
Oh ja, Kaffeeküche ist Gold. Oder beim Mittag, ich bin neu im Team, darf ich mich dazu setzen?
Oh yes, the coffee kitchen is gold. Or at lunch, I’m new to the team, can I sit with you?
7:08
Dann kurz vorstellen und eine kleine Frage, was macht ihr gerade im Projekt? So kommt man rein, ohne zu stören.
Then briefly introduce yourself and ask a small question, what are you currently working on in the project? That helps you get in without being intrusive.
7:13
Noch ein Stolperstein: zu viele Fachwörter. Wenn du sagst, ich mache Content-Distributionen via Funnel und KPI-Optimierung, dann verstehen viele nur Bahnhof. Sag lieber, ich plane Beiträge und schaue, was gut läuft. Einfach ist besser.
Another stumbling block: too many technical terms. If you say, I do content distributions via funnel and KPI optimization, many will just be lost. Better say, I plan posts and see what’s working well. Simple is better.
7:27
Und erkläre schwierige Wörter gleich mit. Zum Beispiel Onboarding, also die erste Zeit, in der ich alles lerne. Oder Visitenkarte, das ist eine kleine Karte mit Name und Kontakt. Dann fühlt sich niemand blöd.
And explain difficult words right away. For example, onboarding, the first phase where I learn everything. Or business card, that’s a small card with name and contact info. That way, no one feels silly.
7:39
Was ist mit Humor? Ein kleines Lächeln, ein warmer Ton, ja. Aber keine Insiderwitze am ersten Tag und keine Witze über Gruppen oder Kollegen. Sicher ist sicher.
What about humor? A small smile, a warm tone, yes. But no inside jokes on the first day and no jokes about groups or colleagues. Better safe than sorry.
7:49
Genau. Und keine Ausreden wie, ich bin ganz schlecht mit Namen, ich merke mir nie was. Sag lieber positiv, ich übe noch mit den Namen, ich gebe mir Mühe. Klingt viel besser.
Exactly. And no excuses like, I'm really bad with names, I never remember anything. Better say positively, I'm still practicing with names, I'm trying hard. Sounds much better.
7:59
Noch zwei Sätze zum Abschluss einer Vorstellung. Erstens, wenn ich etwas nicht weiß, sage ich Bescheid und frage nach.
Just two sentences to conclude an introduction. First, if I don’t know something, I’ll let you know and ask.
8:06
Zweitens, ich freue mich, von euch zu lernen. Das schafft Vertrauen und macht dich sympathisch.
Second, I'm looking forward to learning from you. That builds trust and makes you likable.
8:13
Ja, und stell eine kleine Rückfrage. Mit wem arbeite ich in den ersten Wochen am meisten?
Yes, and ask a little follow-up question. Who will I work with the most in the first few weeks?
8:17
Oder gibt es eine Sache, die ich heute nicht vergessen darf? So bekommst du direkt Orientierung.
Or is there something I must not forget today? That gives you immediate orientation.
8:23
Wenn du dich per E-Mail vorstellen sollst, halt es leicht. Betreff freundlich, dann zwei, drei Sätze: Name, Rolle, wie du erreichbar bist und ein freundlicher Abschluss.
If you need to introduce yourself via email, keep it light. Subject line friendly, then two or three sentences: name, role, how to reach you, and a friendly closing.
8:33
Keine Romane, sonst liest es keiner.
No novels, or no one will read it.
8:36
Zusammengefasst, ganz kurz: Name, Rolle, eine Aufgabe, ein freundlicher Satz und eine kleine Frage.
In summary, very briefly: Name, role, one task, a friendly sentence, and a little question.
8:42
Energie leicht hochdrehen, nicht übertreiben. Und bitte, keine super privaten Details am ersten Tag.
Turn up the energy a bit, but don’t overdo it. And please, no super private details on the first day.
8:47
Wir sind neugierig: Welche Sätze nutzt ihr, wenn ihr euch vorstellt? Schreibt sie uns gerne in die Kommentare.
We’re curious: What phrases do you use when introducing yourselves? Feel free to share them in the comments.
8:53
Vielleicht testen wir die besten Varianten mal in einer extra Folge.
Maybe we’ll test the best ones in a special episode.
8:56
Wenn euch das hier geholfen hat, dann, naja, gebt uns gerne ein Like. Und abonniert den Kanal, damit ihr die nächsten Folgen nicht verpasst. Wir haben bald mehr kurze, einfache Jobtipps.
If this helped you, then, well, feel free to give us a like. And subscribe to the channel so you don't miss the next episodes. We’ll have more short, simple job tips coming soon.
9:07
Danke, dass ihr heute dabei wart. Viel Erfolg beim ersten Tag und bei allen Vorstellungen, die noch kommen. Und denkt dran, kurz, klar, freundlich, dann merkt man sich euch.
Thanks for being here today. Good luck on your first day and with all the introductions that will follow. And remember, short, clear, friendly—this way, people will remember you.
9:17
Bis zum nächsten Mal. Macht's gut, bleibt entspannt und habt einen guten Start im Team. Tschüss!
Until next time. Take care, stay relaxed, and have a great start with the team. Bye!
FAQ
How should I greet new colleagues on my first day?
Give a polite greeting, state your name and role, offer a handshake if appropriate, and ask a brief friendly question about their team or role.
What small-talk topics work well with coworkers?
Safe topics include current projects, office routines, breakroom or cafeteria tips, and weekend plans; avoid politics, money and personal family questions.
How do I introduce myself by email after meeting in person?
Keep it short: say it was nice to meet them, restate your name and role, note how you’ll collaborate, and include contact details for follow-up.
What common mistakes should new hires avoid?
Avoid oversharing personal details, speaking too loudly, using informal slang, skipping formal titles too soon, or assuming everyone knows you.
Any cultural tips for expats in Germany and Austria?
Be punctual, use formal titles until invited to use first names, offer a firm handshake, show modesty about achievements, and follow local meeting etiquette.
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