LessonsDutchEveryday Dutch Conversations - A2 Listening & SpeakingCancelling doctor appointments in the Netherlands — fees
Free lessonDutch · A29:20
Cancelling doctor appointments in the Netherlands — fees
Steps and example scripts to cancel a GP or specialist appointment in the Netherlands, plus when clinics charge cancellation fees and common phrases to use.
Published ·Updated
Scripted wording for cancelling GP or specialist appointments in the Netherlands, plus timing rules and when clinics may charge cancellation fees. Includes phone and online phrases.
Transcript
Read along, Dutch & English, side by side
0:00
Wist je dat best veel mensen een rekening krijgen als ze hun doktersafspraak te laat afzeggen?
Did you know that quite a few people get a bill when they cancel their doctor’s appointment too late?
0:05
Soms wel 50 euro, gewoon, omdat ze te laat bellen. Dat is zonde, toch?
Sometimes it's 50 euros, just because they called too late. That's a shame, right?
0:10
Ja, en het gekke is, veel mensen denken dat je het zomaar kunt omzetten naar een belafspraak.
Yeah, and the weird thing is, many people think you can just change it to a phone appointment.
0:16
Maar dat kan niet altijd hoor. Dan krijg je dus toch die kosten, annuleringskosten, dat zijn kosten als je te laat afzegt.
But that doesn't always work, you see. Then you still get those costs, cancellation fees, which are costs if you cancel too late.
0:23
Hoe doe je dat nou netjes, zonder gedoe en zonder extra betalen?
How do you handle that properly, without hassle and without extra payment?
0:27
Daar gaan we het vandaag gewoon rustig over hebben.
We're just going to talk about that calmly today.
0:29
Gezellig dat je luistert. Hoi, ik ben Anita en ik heb dit dus laatst zelf gehad. Echt waar.
It's nice that you're listening. Hi, I'm Anita and I recently experienced this myself. It's true.
0:35
Ik moest mijn tandarts afzeggen en ik dacht, ik stuur wel even een e-mail. Nou, dat liep anders.
I had to cancel my dentist appointment and thought, I'll just send an email. Well, that didn't go as planned.
0:41
En ik ben Henk. Fijn dat jij er bent. We drinken koffie, we kletsen en we maken het makkelijk.
And I'm Henk. Great that you're here. We're having coffee, chatting, and keeping it easy.
0:46
Vandaag dus afspraak afzeggen bij de dokter of tandarts en ook hoe je het kunt verzetten.
So today we're talking about canceling appointments with the doctor or dentist and how you can reschedule.
0:50
Even eerst, waarom is dit zo lastig?
First, why is this so tricky?
0:53
Precies. En 24 uur betekent dus een hele dag van tevoren.
Exactly. And 24 hours means a whole day in advance.
0:57
Heb je morgen om half drie middags een afspraak, dan moet je dus uiterlijk gisteren rond die tijd bellen.
If you have an appointment tomorrow at 2:30 PM, you need to call by yesterday around that time at the latest.
1:03
Dat is best streng, maar ja, zo is het vaak.
That's quite strict, but yeah, that's often how it is.
1:05
Ik maakte dus de fout dat ik een e-mail stuurde in de avond.
So I made the mistake of sending an email in the evening.
1:09
Dacht ik, dat is op tijd. Maar ze lazen het pas de volgende ochtend.
I thought, that's on time. But they only read it the next morning.
1:13
Toen was het te laat. Ik baalde hoor.
By then, it was too late. I was really bummed.
1:15
Oh, dus tip 1. En die is simpel, als je kunt, bel. En bel zo vroeg mogelijk in de ochtend.
Oh, so tip 1. And it's simple: if you can, call. And call as early as possible in the morning.
1:21
Vaak zijn ze dan nog goed bereikbaar. En je staat dan eerder op een nieuwe plek of op de wachtlijst.
They are usually easy to reach then. And you get a better spot or on the waiting list sooner.
1:26
Dat is een lijst met mensen die snel willen komen.
That's a list of people who want to come in quickly.
1:29
Ja, de wachtlijst is handig. En zeg ook duidelijk je naam, je geboortedatum en de tijd van je afspraak.
Yeah, the waiting list is handy. Also, clearly state your name, your birth date, and the time of your appointment.
1:35
Mensen in de praktijk worden daar echt blij van. Het scheelt zoeken.
People in the office really appreciate that. It saves them from searching.
1:39
Zullen we even een mini-gesprekje doen? Gewoon hoe je dat zegt aan de telefoon.
Shall we have a mini-conversation? Just how you would say it on the phone.
1:44
Ja, leuk. Ik doe alsof ik bel.
Yeah, sounds fun. I'll pretend to call.
1:46
Ehm, goedemorgen met Anita Janssen.
Um, good morning, this is Anita Janssen.
1:49
Ik heb morgen om half drie middags een afspraak bij dokter De Vries.
I have an appointment with doctor De Vries tomorrow at 2:30 PM.
1:52
Maar ik moet helaas afzeggen. Kan ik de afspraak verzetten alsjeblieft?
But unfortunately, I have to cancel. Can I please reschedule the appointment?
1:56
En dan zegt de assistent misschien, ja hoor, wanneer kunt u?
And the assistant might say, sure, when can you come?
2:00
Dan kun jij zeggen, het liefst volgende week in de ochtend.
Then you can say, preferably next week in the morning.
2:03
Bijvoorbeeld woensdag om negen uur.
For example, Wednesday at nine o'clock.
2:05
En als dat niet kan, vraag je, heeft u een wachtlijst?
And if that's not possible, you ask, do you have a waiting list?
2:07
Oh, en belangrijk. Vraag altijd even naar de regels.
Oh, and it's important. Always ask about the rules.
2:11
Zo van, hoe zit het bij jullie met te laat afzeggen?
Like, how do you handle late cancellations?
2:14
Moet ik kosten betalen? Dan weet je het gewoon.
Do I have to pay fees? Then you'll know.
2:17
Annuleringskosten klinken duur, maar het is vaak duidelijk.
Cancellation fees sound expensive, but they're often clear.
2:20
Te laat is betalen.
Late means paying.
2:23
Soms zeggen ze, bij minder dan 24 uur betaal je 50% van het tarief.
Sometimes they say, if you cancel less than 24 hours in advance, you pay 50% of the rate.
2:29
Dat betekent, je betaalt de helft van wat de afspraak kost.
That means you pay half of what the appointment costs.
2:32
Niet leuk, maar goed om te weten.
Not great, but good to know.
2:34
Er zijn mensen die zeggen, de kosten zijn eerlijk.
Some people say, the fees are fair.
2:50
Want anders staat er een plek leeg.
Because otherwise, a spot is left empty.
2:52
En anderen vinden het niet fijn.
And others don’t think it’s fair.
2:53
Want soms kun je er echt niks aan doen.
Because sometimes you really can’t help it.
2:56
Het is best een discussie hoor.
It’s quite a discussion, you know.
2:58
Ik snap beide kanten wel.
I understand both sides.
2:59
Maar ja, als patiënt wil je gewoon duidelijkheid en vriendelijkheid.
But as a patient, you just want clarity and kindness.
3:03
Dus vraag ernaar bij het maken van de afspraak.
So ask about it when making the appointment.
3:05
Gewoon even, hoe werkt afzeggen bij jullie?
Just casually, how does canceling work with you?
3:08
Dan heb je geen verrassing later.
That way, you won’t get a surprise later.
3:10
Laatste keer bij mij.
Last time for me.
3:11
Ik had een afspraak bij de fysio.
I had an appointment with the physiotherapist.
3:13
En ik zat vast in de trein.
And I got stuck on the train.
3:14
Ik belde meteen, echt direct.
I called right away, really immediately.
3:16
Ik zei, ik red het niet.
I said, I can’t make it.
3:18
Het spijt me.
I’m sorry.
3:19
Ze vonden het jammer, maar ik kon wel de week erna komen.
They were sorry, but I could come the following week.
3:22
Geen kosten, gelukkig.
No costs, thankfully.
3:23
Ik hoorde ook een grappig verhaal.
I also heard a funny story.
3:26
Iemand wilde een tandarts afzeggen.
Someone wanted to cancel a dental appointment.
3:28
Vlak voor vakantie.
Right before vacation.
3:29
Ze belde te laat, raakte in paniek en rende toch nog naar de praktijk.
She called too late, panicked, and ran to the office anyway.
3:34
Ze kwam binnen met zonnebrand op haar gezicht en slippers aan.
She walked in with sunscreen on her face and flip-flops on.
3:37
Iedereen moest lachen.
Everyone had to laugh.
3:38
Maar ja, het was wel een beetje gênant.
But yeah, it was a bit embarrassing.
3:40
Ja, ik zie het helemaal voor me.
Yes, I can totally picture that.
3:42
En weet je, soms kan het wel online.
And you know, sometimes it can be done online.
3:45
Dan hebben ze op de website een knop, afspraak verzetten of annuleren.
They have a button on the website, to reschedule or cancel.
3:49
Maar als je twijfelt, bel gewoon even.
But if you're in doubt, just call.
3:52
Eén minuut bellen kan een boete schelen.
A one-minute call can save a fine.
3:54
Nog een misverstand.
Another misunderstanding.
3:56
Mensen denken vaak dat je zomaar kunt switchen naar een belafspraak.
People often think you can just switch to a phone appointment.
3:59
Maar dat moet echt in overleg.
But that really has to be discussed first.
4:01
Een belafspraak is ook werk voor de arts.
A phone appointment is also work for the doctor.
4:03
Dus altijd eerst vragen, kan dat?
So always ask first, can we do that?
4:05
En wanneer dan?
And when?
4:06
En zet de tijd goed in je agenda.
And make sure to mark the time correctly in your calendar.
4:08
Zet er ook bij, hoe lang van tevoren moet ik afzeggen?
Also note, how long in advance should I cancel?
4:12
Misschien zet je een alarm, een dag eerder.
Maybe set an alarm, a day earlier.
4:14
Dan vergeet je het niet en hoef je niet te stressen.
That way you won't forget and won't stress.
4:17
Wat als je niet zo goed Nederlands spreekt?
What if you don't speak Dutch well?
4:19
Zeg dan rustig.
Just say calmly.
4:20
Ik spreek nog niet zo goed Nederlands.
I don’t speak Dutch very well yet.
4:22
Kunt u langzaam praten?
Can you please speak slowly?
4:23
Dat is helemaal oké.
That’s completely okay.
4:24
Of vraag, mag het in het Engels?
Or ask, can we do it in English?
4:26
Vaak helpt de assistent je wel.
The assistant often helps you.
4:28
En als je heel ziek bent, koorts en zo.
And if you’re very sick, fever and all.
4:31
Bel dan vroeg en zeg dat je niet kunt komen.
Call early and say you can’t come.
4:34
Soms kunnen ze een belafspraak maken met de huisarts of een video.
Sometimes they can set up a phone appointment with the doctor or a video call.
4:38
Maar nogmaals, altijd even afstemmen, niet aannemen.
But again, always check first, don’t assume.
4:41
Over het hoofd gezien.
Overlooked.
4:43
Ik las iets over een psychiatrische keuring voor een rijbewijs.
I read something about a psychiatric evaluation for a driver's license.
4:47
Iemand moest daar contant betalen.
Someone had to pay cash for that.
4:49
Dus met cash.
So with cash.
4:50
En kreeg geen bon.
And didn't receive a receipt.
4:51
Dat voelt echt niet fijn.
That really doesn’t feel good.
4:52
Vraag dan altijd om een bonnetje of een factuur.
Always ask for a receipt or an invoice.
4:54
Dat is gewoon een bewijs.
That’s just proof.
4:55
Ja, transparantie is belangrijk.
Yes, transparency is important.
4:58
Het is oké om te vragen.
It’s okay to ask.
5:00
Kunt u mij een factuur sturen per e-mail?
Could you send me an invoice by email?
5:02
Als dat niet kan, vraag waarom.
If that's not possible, ask why.
5:04
Je mag best weten waar je voor betaalt.
You deserve to know what you’re paying for.
5:06
Nog iets handigs.
Here’s something handy.
5:07
Vraag om een bevestiging van je afmelding.
Request a confirmation of your cancellation.
5:10
Bijvoorbeeld, wilt u mij een e-mail sturen dat de afspraak is geannuleerd?
For example, could you send me an email that the appointment is canceled?
5:14
Dan heb je bewijs als er later iets niet klopt.
That way you have proof if something’s off later.
5:17
Scheelt gedoe.
Saves hassle.
5:17
En, als je een voicemail krijgt, wat zeg je dan?
And if you get a voicemail, what do you say?
5:21
Misschien zo, hallo, met Henk Janssen.
Maybe something like, hello, this is Henk Janssen.
5:23
Ik heb morgen om half drie middags een afspraak, maar ik kan niet komen.
I have an appointment tomorrow at half past two in the afternoon, but I can’t make it.
5:26
Kunt u mij terugbellen om te verzetten?
Could you call me back to reschedule?
5:28
Mijn nummer is, ja, laat je nummer achter, rustig en duidelijk.
My number is, yes, leave your number calmly and clearly.
5:32
Zeg ook even de datum.
Also mention the date.
5:34
Bijvoorbeeld, het gaat om woensdag 15 maart, half drie middags.
For example, it's about Wednesday, March 15, half past two in the afternoon.
5:37
Hoe preciezer, hoe beter.
The more precise, the better.
5:39
Anders moeten zij weer raden.
Otherwise, they’ll have to guess again.
5:41
Ik wil ook nog iets zeggen over reizen.
I’d like to mention something about traveling.
5:43
Veel mensen denken, mijn zorgverzekering dekt alles in het buitenland.
Many people think my health insurance covers everything abroad.
5:47
Maar dat is niet altijd zo.
But that's not always the case.
5:49
Iemand betaalde eens 800 euro voor spoed bij de tandarts op vakantie.
Someone once paid 800 euros for emergency dental care while on vacation.
5:53
Au, reisverzekering kan me echt helpen.
Ouch, travel insurance can really help.
5:55
Ja, belangrijk.
Yes, important.
5:56
En als je in het buitenland een afspraak moet afzeggen,
And if you need to cancel an appointment abroad,
5:59
kijk dan naar de website of bel het nummer op de bevestiging.
check the website or call the number on the confirmation.
6:03
Vraag ook, zijn er kosten als ik te laat afzeg?
Also ask, are there fees if I cancel too late?
6:06
Dan kom je niet voor verrassingen te staan.
Then you won't be caught by surprise.
6:08
Mag ik nog een serieus verhaal delen?
May I share a serious story?
6:10
Ik las over een jongen, Kelvin Latta.
I read about a boy, Kelvin Latta.
6:12
Hij had long-covid en lag 667 dagen in een donkere kamer.
He had long Covid and spent 667 days in a dark room.
6:16
Zijn moeder stopte met werken om voor hem te zorgen.
His mother quit her job to care for him.
6:19
Dat laat zien.
That shows.
6:20
Soms is ziekte heel heftig en dan is begrip nodig.
Sometimes illness is really tough, and understanding is needed.
6:22
Ja, dat raakt me.
Yes, that touches me.
6:24
Het herinnert ons.
It reminds us.
6:25
Wees lief voor jezelf en ook voor het personeel.
Be kind to yourself and also to the staff.
6:28
Als je netjes en op tijd belt, helpt dat iedereen.
If you call nicely and on time, it helps everyone.
6:31
En als er iets groots speelt, leg het even uit.
And if something big is happening, explain it briefly.
6:33
Vaak zoeken mensen dan mee naar een oplossing.
Often, people will then help look for a solution.
6:36
Zullen we wat zinnen oefenen die je kunt gebruiken?
Shall we practice some phrases you can use?
6:39
Bijvoorbeeld goedemiddag?
For example, good afternoon?
6:40
Ik wil graag mijn afspraak afzeggen.
I would like to cancel my appointment.
6:42
Of kan ik mijn afspraak verzetten naar volgende week, bij voorkeur in de ochtend?
Or can I reschedule my appointment to next week, preferably in the morning?
6:46
En kunt u mij vertellen wat de regels zijn als ik te laat afzeg?
And can you tell me what the rules are if I cancel too late?
6:50
Of staat u mij op de wachtlijst als er een plek vrijvalt?
Or will you put me on the waiting list if a spot opens up?
6:53
Vrijvallen betekent iemand zegt af en dan komt de plek vrij.
Opening up means someone cancels and then the spot becomes available.
6:57
Nog eentje.
One more.
6:58
Bedankt voor het meedenken.
Thank you for thinking along.
7:00
Kunt u mij een bevestiging sturen per e-mail?
Could you send me a confirmation by email?
7:02
Zo hou je het vriendelijk en duidelijk.
This keeps it friendly and clear.
7:04
Vriendelijk helpt altijd.
Friendly always helps.
7:05
Wat doe je als je het toch vergeten bent en je krijgt een rekening?
What do you do if you forget and get a bill?
7:09
Bel even.
Just call.
7:10
Zeg eerlijk.
Be honest.
7:10
Ik ben het vergeten.
I forgot.
7:11
Het spijt me.
I'm sorry.
7:12
Vraag.
Ask.
7:13
Is er iets mogelijk?
Is there anything possible?
7:14
Een keer coulance?
A one-time exception?
7:15
Soms zeggen ze ja.
Sometimes they say yes.
7:16
Soms ook niet.
Sometimes they don't.
7:17
Maar vragen kan altijd.
But it's always worth asking.
7:18
Klopt.
That's right.
7:19
En als je vaak afspraken hebt, zet dan alle data in je agenda met een herinnering.
And if you have frequent appointments, put all the dates in your calendar with a reminder.
7:24
Bijvoorbeeld twee dagen van tevoren en nog een keer op de dag zelf.
For example, two days in advance and again on the day itself.
7:27
Dan heb je gewoon minder kans op stress en fouten.
That way, you'll have less chance of stress and mistakes.
7:30
Sommige praktijken sturen een sms.
Some practices send a text.
7:32
Als je dat fijn vindt, vraag erom.
If you like that, ask for it.
7:34
Zeg, kunt u mij een herinnering sturen?
Say, can you send me a reminder?
7:37
Herinnering is een berichtje dat je helpt om het niet te vergeten.
A reminder is a message that helps you not to forget.
7:41
Oh, en bij de geheidde.
Oh, and by the way.
7:42
Weet je nog tijdens corona?
Remember during Corona?
7:44
Moest je ook vaak op tijd afzeggen.
You often had to cancel on time.
7:46
Anders stelde het als no-show.
Otherwise, it counted as a no-show.
7:48
No-show betekent je komt niet op dagen.
No-show means you don’t show up on the days.
7:50
Dat willen ze natuurlijk voorkomen.
They want to prevent that, of course.
7:52
Ja, no-show kost een plek.
Yes, no-show costs a spot.
7:54
Daarom zijn regels soms streng.
That's why the rules can be strict sometimes.
7:55
Maar we kunnen het netjes doen.
But we can handle it nicely.
7:57
Bel, wees duidelijk en schrijf de nieuwe afspraak meteen op.
Call, be clear, and write down the new appointment immediately.
8:00
Vraag eventueel om de tijd nog eens te herhalen, zodat je het goed hoort.
Feel free to ask to repeat the time so you hear it correctly.
8:04
Wat als de telefoon steeds bezet is?
What if the phone is always busy?
8:07
Probeer op een ander tijdstip of stuur een korte e-mail en blijf proberen te bellen.
Try at a different time or send a short email and keep trying to call.
8:12
In de e-mail kun je zeggen, ik probeer te bellen om af te zeggen.
In the email, you can say, I'm trying to call to cancel.
8:15
Dan zien ze in ieder geval dat je op tijd was.
Then they at least see you were on time.
8:17
Samenvattend, heel kort.
In summary, very briefly.
8:32
Ja, en vergeet niet als je reist.
Yes, and don’t forget when you travel.
8:44
Kijk even naar je reisverzekering.
Check your travel insurance.
8:46
En als je twijfelt over dekking, bel je verzekeraar.
And if you're unsure about coverage, call your insurer.
8:49
Beter nu duidelijkheid dan later een rekening van 800 euro, toch?
Better to have clarity now than later an 800-euro bill, right?
8:53
Nou, hopelijk heb je hier wat aan.
Well, hopefully you found this helpful.
8:55
Als je dit handig vond, geef ons dan even een like en abonneer je op het kanaal.
If you found this useful, give us a like and subscribe to the channel.
9:00
Dan mis je de volgende tips niet.
Then you won't miss the next tips.
9:02
We vinden het ook leuk als je jouw verhaal deelt in de reacties.
We also love it if you share your story in the comments.
9:05
Ja, laat weten hoe zeg jij af, wat werkt voor jou en heb je een gênant of juist grappig moment gehad, zoals die zonnebrand in de wachtkamer.
Yes, let us know how you cancel, what works for you, and if you had an embarrassing or funny moment, like that sunburn in the waiting room.
9:16
Deel het vooral. Bedankt voor het luisteren en tot de volgende keer.
Please share it. Thanks for listening and see you next time.
FAQ
How do I cancel a doctor appointment in the Netherlands?
Contact the clinic by phone, patient portal, or email. Give your name, appointment date/time, and say you need to cancel or reschedule; confirm any fees.
When will clinics charge a cancellation fee?
Many clinics charge a fee for late cancellations or no-shows—commonly if you cancel within 24 hours—but exact policies vary by practice.
What should I say when I call to cancel?
Brief script: state your name, appointment date and time, say you must cancel (or reschedule) and ask whether a cancellation fee applies.
Can I cancel appointments online?
Often yes. GP practices and hospitals frequently allow cancellations via a patient portal or website; check the appointment confirmation for options.
Do specialist clinics have different cancellation rules?
Yes. Hospitals and specialist clinics may require longer notice or have stricter billing for late cancellations, so check the clinic’s policy or call reception.
More Dutch lessons
