LessonsDutchEveryday Dutch Conversations - A2 Listening & SpeakingExplain You're Late: Phrases for Meetings, Calls, Commute
Free lessonDutch · A28:13
Explain You're Late: Phrases for Meetings, Calls, Commute
Polite short phrases and fuller excuses to explain being late for meetings, commute delays, or calls, plus when to apologize.
Published ·Updated
Use a brief apology, a short excuse (train delay, traffic, overslept) or a fuller explanation for meetings, calls, or commutes; offer a new time and be polite.
Transcript
Read along, Dutch & English, side by side
0:00
Het grootste probleem met te laat komen is niet de tijd, maar wat je daarna zegt.
The biggest problem with being late isn't the time, but what you say afterwards.
0:04
Veel mensen praten dan of te veel, of juist te weinig.
Many people talk either too much or not enough.
0:07
En ja, met een rare smoes maak je het vaak alleen maar erger, toch?
And yes, a silly excuse often just makes it worse, right?
0:10
Wist je dat één goede zin al veel stress kan schelen?
Did you know that one good sentence can really reduce stress?
0:14
Echt hoor, een simpele, heldere uitleg werkt vaak beter dan een heel verhaal.
Honestly, a simple, clear explanation often works better than a long story.
0:18
En nou, sommige mensen geloven smoesjes gewoon niet meer.
And now, some people just don’t believe excuses anymore.
0:22
En nee, de trein had vertraging.
And no, the train was delayed.
0:24
Helpt niet altijd, want iedereen zegt dat.
It doesn't always help, because everyone says that.
0:26
Dus vandaag gaan we je helpen met makkelijke zinnen, zodat je rustig blijft en het netjes oplost.
So today we'll help you with easy sentences, so you can stay calm and resolve it nicely.
0:32
Hé, leuk dat je luistert. Ik ben Anita en ik ben soms ook te laat hoor.
Hey, nice to have you listening. I'm Anita, and I'm sometimes late too.
0:38
Maar ik leer steeds betere manieren om dat uit te leggen.
But I'm learning better ways to explain that.
0:41
Ik ben Henk en ik kom eigenlijk zelden te laat, maar als het gebeurt, ja, dan wil ik het gewoon goed doen.
I'm Henk, and I rarely arrive late, but when I do, I want to handle it well.
0:46
Dus laten we er meteen in duiken. Hoe begin je nou, heel simpel?
So let’s dive right in. How do you start? Very simple.
0:49
Ik begin bijna altijd met...
I almost always start with...
0:51
Sorry dat ik te laat ben. Dank je voor het wachten. Dat is kort, duidelijk en vriendelijk.
Sorry for being late. Thank you for waiting. That's short, clear, and friendly.
0:56
En daarna zeg ik meteen hoeveel later ik ben. Bijvoorbeeld, ik ben tien minuten te laat.
Then I immediately say how late I am. For example, I'm ten minutes late.
1:01
Precies. En dan geef je een korte reden zonder details.
Exactly. And then you give a brief reason without details.
1:05
Zoiets als: er was een omleiding of er was vertraging met de bus.
Something like: there was a detour or the bus was delayed.
1:09
Omleiding is als je een andere route moet nemen, hè? Dus een omweg.
A detour is when you have to take a different route, right? So a diversion.
1:12
Ja, en dan zeg je wat je nu doet.
Yes, and then you say what you’re doing now.
1:15
Ik ben er over vijf minuten, of zal ik de afspraak verzetten?
I'll be there in five minutes, or should I reschedule?
1:18
Dat stukje is belangrijk, want dan laat je zien dat je meedenkt.
That part is important, because it shows you’re thinking ahead.
1:21
Mensen worden daar vaak meteen rustiger van.
People often feel calmer right away because of that.
1:25
Oké, laten we een voorbeeld geven voor werk.
Okay, let’s give an example for work.
1:27
Bijvoorbeeld: hoi, ik kom tien minuten later.
For instance: hi, I'm ten minutes late.
1:30
Mijn trein had vertraging. Ik ben er om half tien.
My train was delayed. I'll be there at half past nine.
1:32
Excuus en bedankt voor je begrip.
Apologies and thank you for your understanding.
1:34
Dat is beleefd en toch kort.
That's polite and still short.
1:36
Voor vrienden mag het wat losser, vind ik.
For friends, I think it can be a bit more casual.
1:39
Zoiets als: sorry, ik ben er over een kwartiertje.
Something like: sorry, I’ll be there in a quarter of an hour.
1:43
Best balen, maar ik trakteer eerst op koffie.
It’s a bit of a bummer, but I’ll treat you to coffee first.
1:45
Dat maakt het ook weer gezellig.
That makes it nice again.
1:46
Over file gesproken, file is gewoon veel auto's en langzaam rijden, hè?
Speaking of traffic jams, a traffic jam is just lots of cars moving slowly, right?
1:51
Oh, en nog een tip. Spreek de tijd uit.
Oh, and one more tip. Specify the time.
1:54
Dus: half tien 's ochtends of kwart over negen.
So: half past nine in the morning or a quarter past nine.
1:57
Dat klinkt duidelijker dan binnenkort of straks.
That sounds clearer than soon or later.
1:59
Even een dilemma. Henk, eerlijk zijn of een smoesje?
Here’s a dilemma. Henk, be honest or make an excuse?
2:03
Ik hoor vaak dat mensen denken dat als ik eerlijk ben, dan word ik boos aangekeken.
I often hear people think that if I’m honest, I’ll be met with disapproval.
2:07
Maar ja, een smoesje voelt ook niet goed.
But yes, an excuse doesn’t feel good either.
2:10
Ik zou zeggen: eerlijk, maar kort.
I’d say: be honest, but brief.
2:12
"Er was een noodgeval", is prima. En noodgeval is iets dat snel moet, zoals hulp geven op straat.
"There was an emergency," is fine. And an emergency is something that needs quick action, like helping someone on the street.
2:19
Je hoeft niet alles te vertellen als het privé is.
You don’t have to share everything if it’s private.
2:21
Ja, dat is belangrijk.
Yes, that's important.
2:23
Ik las op internet een verhaal van een vrouw die iemand hielp, een meisje dat te dronken was en bijna in een auto werd getrokken.
I read a story online about a woman who helped someone, a girl who was too drunk and almost got pulled into a car.
2:30
Ze was daardoor te laat en haar vriend werd boos. Maar eerlijk, veiligheid gaat voor, toch?
She ended up being late, and her friend got mad. But honestly, safety comes first, right?
2:35
Ja, absoluut. Daar sta ik helemaal achter.
Yes, absolutely. I completely agree.
2:37
In zo'n geval zeg je gewoon: "sorry, ik kwam later omdat ik iemand hielp in een gevaarlijke situatie."
In such a case, you just say: "sorry, I was late because I helped someone in a dangerous situation."
2:43
Dank je voor je geduld. Dat is duidelijk en ook respectvol.
Thank you for your patience. That’s clear and respectful too.
2:46
Nog zo'n ding: te laat met de huur betalen, dat is natuurlijk anders.
Another thing: being late on rent is obviously different.
2:51
Maar ik zag dat mensen schreven dat praten met de verhuurder vaak helpt.
But I saw that people wrote that talking to the landlord often helps.
2:55
Best verrassend, hè? Als je op tijd belt en het uitlegt, krijg je soms ruimte.
Pretty surprising, huh? If you call ahead and explain, you sometimes get some leeway.
3:00
Klopt. En dat lijkt op te laat komen bij een afspraak.
Right. And that feels like arriving late for an appointment.
3:03
Als je vroeg laat weten dat je later bent, dan is er vaak meer begrip.
If you let them know early that you'll be late, there's usually more understanding.
3:07
Dus bel of stuur een appje zodra je het weet. Niet pas op het laatste moment.
So call or text as soon as you know. Not at the last minute.
3:11
Even wat voorbeeldzinnen om te appen, ja?
Just some example texts for messaging, okay?
3:14
Hoi, ik haal tien niet. Ik kom rond tien uur.
Hi, I won't make it by ten. I'll be there around ten.
3:17
Excuus, wil je wachten of zullen we verzetten?
Sorry, do you want to wait or should we reschedule?
3:19
Of: ik loop tien minuten achter door een omleiding.
Or: I'm ten minutes late because of a detour.
3:22
Ik ben er zo. Bedankt voor het wachten. Simpel en vriendelijk.
I’ll be there shortly. Thanks for waiting. Simple and friendly.
3:25
Mooi. En wat als iemand boos reageert?
Nice. And what if someone reacts angrily?
3:28
Dan kun je zeggen: "ik snap dat het vervelend is. Dank je dat je toch wacht."
Then you could say: "I understand this is frustrating. Thank you for waiting anyway."
3:33
Volgende keer laat ik het eerder weten.
Next time I'll let you know sooner.
3:35
Ja, en geen defensieve houding, hè? Dus niet...
Yes, and no defensive attitude, okay? So not...
3:41
Ja, maar het was niet mijn schuld. Want dat klinkt meteen hard.
Yeah, but it wasn't my fault. Because that sounds really harsh.
3:45
Beter is: "je hebt gelijk. Het is niet fijn. Ik waardeer je geduld."
Better to say: "You're right. It's not great. I appreciate your patience."
3:48
Een ander voorbeeld: de dokter of de kapper. Dan zeg je: "goedemorgen. Ik ben vijf minuten te laat. Excuus."
Another example: the doctor or the hairdresser. You say: "Good morning. I'm five minutes late. Sorry."
3:56
Kan de afspraak nog of is verzetten handiger? Dat laat zien dat jij hun tijd respecteert.
Can we still keep the appointment or would rescheduling be easier? That shows you respect their time.
4:01
Oh, en de dierenarts. Haha. Daar ben ik echt wel eens te laat geweest.
Oh, and the vet. Haha. I've definitely been late there before.
4:05
Ik neem altijd een klein notitieblokje mee.
I always bring a small notepad with me.
4:08
Iemand tipte dat online. Schrijf je vragen op, dan ben je sneller klaar en je vergeet niks.
Someone suggested that online. Write down your questions, then you’ll finish quicker and forget nothing.
4:14
Slim. Want soms duren zulke afspraken langer dan je denkt.
Smart. Because sometimes those appointments take longer than you think.
4:18
Ik las ook een heftig verhaal van iemand die zijn kat verloor na een behandeling bij de dierenarts.
I also read a heavy story about someone who lost their cat after a visit to the vet.
4:23
Heel verdrietig en het liet zien: stel vragen en neem de tijd als iets belangrijk is.
Very sad, and it showed: ask questions and take your time if something's important.
4:27
Ja, dat is zo pijnlijk. En als zoiets gebeurt, dan kun je op werk gewoon zeggen...
Yes, that’s so painful. And if something like that happens, you can just say at work...
4:32
"Er was iets met mijn huisdier. Het spijt me dat ik te laat ben. Ik leg het later uit."
"Something happened with my pet. I'm sorry I'm late. I’ll explain later."
4:37
Je hoeft niet alles meteen te delen. Zeker als je nog emotioneel bent.
You don’t have to share everything right away. Especially if you’re still emotional.
4:41
Goede tip. Laten we even samenvatten met een simpele volgorde, oké?
Good tip. Let’s summarize with a simple order, okay?
4:45
1. Sorry zeggen en bedanken. 2. Zeg hoeveel later. 3. Korte reden. 4. Wat nu? Dus nieuwe tijd of plan.
1. Apologize and thank them. 2. Say how late you are. 3. Brief reason. 4. What’s next? So new time or plan.
4:52
Zal ik het voordoen voor een ochtendmeeting? Goedemorgen. Sorry voor de vertraging.
Shall I demonstrate for a morning meeting? Good morning. Sorry for the delay.
4:57
Ik ben 10 minuten later. Er was een omleiding door wegwerkzaamheden.
I’m ten minutes late. There was a detour due to road works.
5:01
Ik ben er om kwart voor 10. Bedankt voor jullie geduld. Zo, klaar.
I’ll be there at a quarter to ten. Thanks for your patience. There, done.
5:05
Top. En voor een klant. Excuus dat ik later ben. Ik zat vast in de file.
Great. And for a client: Sorry I'm late. I was stuck in traffic.
5:09
Zullen we meteen beginnen? Of verzetten naar 10 uur? Klinkt netjes en professioneel.
Shall we start right away? Or reschedule for 10? Sounds neat and professional.
5:14
En voor familie, haha, die vragen soms meteen naar kinderen. En zo. Dat kan best druk geven.
And for family, haha, they sometimes immediately ask about kids. That can be quite overwhelming.
5:19
Je kunt dan zeggen: "sorry dat ik wat later ben. Het was hectisch."
You can say: "Sorry I'm a bit late. It was hectic."
5:23
Laten we eerst even zitten. Ik heb zin om bij te praten. Dan stuur je het gesprek een beetje.
Let’s sit down first. I’m looking forward to catching up. Then you steer the conversation a bit.
5:28
Ja, want die vragen over kinderen kunnen best persoonlijk zijn.
Yes, because those questions about kids can be quite personal.
5:32
Als je daar geen zin in hebt, houd het kort en vriendelijk. Focus op de afspraak en het samenzijn.
If you’re not in the mood for that, keep it brief and friendly. Focus on the appointment and being together.
5:37
Nog even over tijdwoorden. Want dat helpt ook. Zeg over 5 minuten, binnen 10 minuten of rond 10 uur.
Just a bit more about time expressions. Because that helps too. Say in 5 minutes, within 10 minutes, or around 10.
5:43
En voor tijden: half 3 's middags is 30 minuten voor 3 uur. Dat is altijd even wennen voor veel mensen.
And for times: half past 2 PM is 30 minutes before 3. That always takes getting used to for a lot of people.
5:51
Klopt. En kwart over 9 is 15 minuten na 9 uur. En kwart voor 10 is 15 minuten voor 10 uur.
Right. And a quarter past 9 is 15 minutes after 9. And a quarter to 10 is 15 minutes before 10.
5:58
Als je dat duidelijk zegt, voorkom je misverstanden. Scheelt weer stress en gedoe.
If you say that clearly, you prevent misunderstandings. That saves stress and hassle.
6:02
Wat doe je als je het echt niet gaat halen, hè? Dan zeg je eerlijk: "Ik red het niet vandaag. Het spijt me."
What do you do if you really can't make it, huh? Then you say honestly: "I can't make it today. I'm sorry."
6:07
Zullen we verzetten naar morgen om 10 uur? Beter duidelijk dan halfslachtig en nog later. Dan zeg je het ook.
Shall we reschedule for tomorrow at 10? Better clear than wishy-washy and even later. Then you say it too.
6:14
Goed. En als je al weet dat je vaak te laat bent, plan dan gewoon iets later op maandag.
Good. And if you already know you’re often late, just plan something later on Monday.
6:20
Zullen we om half tien afspreken in plaats van 9 uur? Dat voorkomt iedere week dezelfde fout.
Shall we meet at half past nine instead of 9? That avoids making the same mistake every week.
6:25
Ja, preventie dus. Leg je spullen klaar, check de route en vertrek 10 minuten eerder.
Yes, prevention. Have your things ready, check the route, and leave 10 minutes earlier.
6:31
Klinkt saai, maar het helpt echt wel. En zet desnoods één extra wekker gewoon voor de zekerheid.
Sounds boring, but it really does help. And if needed, set one extra alarm just to be safe.
6:36
Wat vind jij van humor gebruiken als je te laat bent? Ik zeg soms: "ik heb een strijd verloren met mijn fietsslot, maar ik ben er."
What do you think about using humor when you’re late? I sometimes say: "I lost a battle with my bike lock but I’m here."
6:45
Maar daarna zeg ik wel: "sorry, bedankt voor het wachten."
But after that, I do say: "Sorry, thanks for waiting."
6:48
Haha, ja, een beetje humor kan, maar lees de kamer, hè? Bij een sollicitatie liever niet.
Haha, yeah, a bit of humor's fine, but read the room, right? Not ideal for a job interview.
6:54
Daar zeg je gewoon: "excuses voor het ongemak, ik waardeer de kans. Zullen we toch starten?" Simpel en netjes.
Just say, "Sorry for the inconvenience, I appreciate the opportunity. Shall we get started?" Simple and neat.
7:00
Nog één lastig punt. Soms word je boos teruggebeld. Blijf dan rustig en spreek langzaam.
One more tricky point. Sometimes you get called back angrily. Stay calm and speak slowly.
7:05
Ik begrijp dat dit niet fijn is. Ik ben er om 10 over 9. Dank u voor uw begrip.
I understand this isn't pleasant. I'll be there at 10 past 9. Thank you for your understanding.
7:14
Je kan best even ademhalen tussendoor.
You can definitely take a breather in between.
7:17
Precies. En spreeknamen gebruiken helpt ook. Dag meneer Jansen, excuus dat ik wat later ben.
Exactly. Using names helps too. Good day, Mr. Jansen, sorry I'm a bit late.
7:23
Dat voelt persoonlijker en vriendelijker en het haalt de kou uit de lucht.
It feels more personal and friendly, and it warms things up.
7:27
Oké, mini-checklist om te onthouden en dan ronden we af.
Okay, mini-checklist to remember, and then we'll wrap up.
7:32
Zeg sorry en dank je. Noem de vertraging in minuten.
Say sorry and thank you. Mention the delay in minutes.
7:35
Korte reden. Nieuwe tijd op voor de telefoon en als het kan, bied iets kleins aan, zoals koffie of extra hulp.
Brief reason. New time for the call, and if possible, offer something small like coffee or extra help.
7:43
En als je het vandaag nuttig vond, laat het ons vooral weten.
And if you found this useful today, please let us know.
7:46
Als je dit leuk vond, vergeet niet te liken en te abonneren, dan mis je geen nieuwe tips.
If you liked this, don’t forget to like and subscribe so you don’t miss new tips.
7:51
Volgende keer praten we over afspraken verzetten zonder stress. Lijkt me handig.
Next time we’ll talk about rescheduling appointments without stress. Sounds helpful.
7:55
Ja, absoluut. En stuur dit door naar een vriend die altijd te laat is. Haha.
Yes, absolutely. And pass this on to a friend who's always late. Haha.
8:01
Dank je voor het luisteren en bedankt voor je tijd. We beloven dat we de volgende keer op tijd zijn.
Thank you for listening and for your time. We promise to be on time next time.
8:06
Tot de volgende. En denk eraan: kort, eerlijk en vriendelijk werkt bijna altijd.
Until next time. And remember: short, honest, and friendly usually works best.
8:11
Jij kan dit gewoon. Dag.
You’ve got this. Bye.
FAQ
What short excuse can I use if I'm a few minutes late?
Give a brief apology and a concise reason: "Sorry I'm late, the train was delayed" or "Traffic held me up."
When should I give a fuller explanation for being late?
Provide more detail if you're significantly late (10–15+ minutes) or the situation affected others; explain cause, acknowledge impact, and suggest next steps.
How should I apologize for being late to a meeting?
Start with a short apology, state the reason briefly, acknowledge inconvenience, and offer to catch up or reschedule if needed.
What do I say if I miss or am late to a phone call?
Call as soon as possible, apologize, give a short reason, and ask whether to continue now or set a new time.
How do commuting delays differ from personal excuses?
Commuting delays cite transit or traffic and are usually seen as external; personal reasons (overslept, family matter) are brief and avoid oversharing.
More Dutch lessons
