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15 German Expressions for Filling Out Forms in Germany
Learn 15 practical German phrases for forms: Pflichtfeld, Formular ausfüllen, Kästchen ankreuzen, Unterschrift, Frist, Nachweise beifügen, Ausweisnummer.
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Master 15 German expressions for form-filling in Germany, including Pflichtfeld, optional info, block letters, checkboxes, signatures, deadlines, and documents.
Transcript
Read along, German & English, side by side
0:00
Hast du schon mal in Druckbuchstaben gelesen und gedacht: Hä, was soll ich da tun?
Have you ever read in printed letters and thought: Huh, what am I supposed to do with this?
0:06
Oder du hast ein Pflichtfeld übersehen und der Antrag kam zurück?
Or did you overlook a required field and the application was sent back?
0:11
Heute lernst du 15 Ausdrücke für Formulare in Deutschland, ganz praktisch für Amt, Arzt und Bank, auf A2-Niveau.
Today you’ll learn 15 phrases for forms in Germany, super handy for offices, doctors, and banks, at A2 level.
0:19
Genau, wir zeigen dir die Wörter, die du wirklich brauchst, und wie du sie benutzt.
Exactly, we'll show you the words you really need and how to use them.
0:26
So füllst du Formulare ruhig und richtig aus.
This way, you can fill out forms calmly and correctly.
0:30
Und ja, dein Antrag geht dann nicht wieder zurück.
And yes, your application won't get sent back again.
0:34
Los geht's ohne Stress.
Let’s get started without stress.
0:36
Hey, ich bin Tim. Die ganze Lektion ist übrigens auf Vokabli.
Hey, I'm Tim. By the way, the whole lesson is on Vokabli.
0:42
Und wir starten sofort, ohne langes Drumherum.
And we’ll start right away, no beating around the bush.
0:46
Ich bin Julia, hi.
I'm Julia, hi.
0:49
Also, Ausdruck 1 ist Formular ausfüllen.
So, phrase 1 is filling out a form.
0:52
Ausdruck 2.
Phrase 2.
1:04
Angaben zur Person.
Personal information.
1:07
Das sind deine Basisdaten, also Name, Adresse, Geburtsdatum und so weiter.
These are your basic data, like name, address, date of birth, and so on.
1:12
Wenn du das liest, weißt du, hier kommen Infos über dich hin.
When you read this, you know this is where info about you goes.
1:17
Und Ausdruck 3 ist super wichtig.
And phrase 3 is super important.
1:20
Pflichtfeld.
Required field.
1:21
Das ist ein Feld, das du unbedingt ausfüllen musst.
That’s a field you absolutely have to fill out.
1:27
Wenn du es leer lässt, wird der Antrag oft nicht angenommen.
If you leave it blank, the application is often not accepted.
1:32
Genau. Und das Gegenteil ist oft, freiwillige Angabe, das musst du dann nicht ausfüllen.
Exactly. And the opposite is often voluntary information, which you don’t have to fill out.
1:38
Ausdruck 4.
Phrase 4.
1:39
Kästchen ankreuzen.
Check the box.
1:42
Da machst du einfach ein Kreuz in ein kleines Quadrat.
You simply make a mark in a small square.
1:46
Zum Beispiel bei Ja oder Nein.
For example, for yes or no.
1:48
Ausdruck 5.
Phrase 5.
1:49
In Druckbuchstaben.
In printed letters.
1:52
Das heißt, groß und klar schreiben, wie gedruckt, nicht in Schreibschrift.
That means to write big and clear, like printed text, not in cursive.
1:58
So kann die Person im Amt alles gut lesen.
This way, the person at the office can read everything well.
2:02
Lass uns kurz ein kleines Rollenspiel machen.
Let’s briefly do a little role-play.
2:05
Ja?
Yes?
2:06
Du bist im Bürgeramt, ich bin am Schalter.
You’re at the citizen's office, I’m at the counter.
2:10
Wir füllen zusammen ein Formular aus.
We’ll fill out a form together.
2:13
Okay, ich bin bereit.
Okay, I’m ready.
2:15
Hallo, ich möchte mich anmelden.
Hello, I would like to register.
2:19
Ich habe das Formular hier, aber ich bin unsicher.
I have the form here, but I’m unsure.
2:23
Kein Problem.
No problem.
2:25
Bitte füllen Sie das Formular aus und schreiben Sie in Druckbuchstaben.
Please fill out the form and write in printed letters.
2:29
Die Angaben zur Person kommen oben links und die Pflichtfelder sind mit einem Stern markiert.
The personal information goes at the top left and the required fields are marked with a star.
2:36
Ah, okay.
Ah, okay.
2:38
Hier ist Kästchen ankreuzen bei Familienstand.
Here’s the check box for marital status.
2:43
Ich kreuze ledig an, also nicht verheiratet, richtig?
I’ll check single, so not married, right?
2:47
Genau, das ist perfekt.
Exactly, that’s perfect.
2:51
Unten brauchen wir noch Ort und Datum und dann Ihre Unterschrift.
Below we also need the place and date, and then your signature.
2:56
Ort ist die Stadt, zum Beispiel Berlin, und Datum ist der Tag, an dem Sie unterschreiben, zum Beispiel 5. Mai 2024.
Place is the city, for example, Berlin, and date is the day you sign, for example, May 5, 2024.
3:05
Alles klar, ich schreibe Berlin, 5. Mai 2024, und dann unterschreibe ich.
All right, I’ll write Berlin, May 5, 2024, and then I’ll sign.
3:15
Das war gar nicht so schlimm.
That wasn’t so bad at all.
3:17
Danke.
Thank you.
3:18
Gern.
You’re welcome.
3:20
Und genau da hatten wir schon die nächsten Ausdrücke: Ausdruck 6, Unterschrift, und Ausdruck 7, Ort und Datum.
And there we already had the next phrases: phrase 6, signature, and phrase 7, place and date.
3:29
Die kommen fast immer am Ende.
They almost always come at the end.
3:32
Weiter geht's.
Let's continue.
3:33
Ausdruck 8, Nachweise beifügen.
Printout 8, attach proof.
3:37
Das sind Belege, also Papiere als Beweis, zum Beispiel Gehaltsabrechnungen oder eine Mietbescheinigung.
These are receipts, documents as proof, like pay slips or a rental certificate.
3:46
Beifügen heißt, du legst die Kopien dazu als Anlage.
Attach means you include copies as an annex.
3:51
Ausdruck 9, Ausweisnummer.
Printout 9, ID number.
3:56
Die steht auf deinem Pass oder Personalausweis.
It's on your passport or ID card.
4:00
Die Behörde prüft damit, dass du wirklich du bist.
The authority checks this to ensure you are really you.
4:04
Ausdruck 10, Staatsangehörigkeit.
Printout 10, nationality.
4:08
Das ist dein Passland, also zum Beispiel Spanien oder Deutschland.
This is your country of passport, so for example, Spain or Germany.
4:13
Viele Formulare fragen das, na ja, fast immer beim Amt.
Many forms ask for this, well, almost always at the office.
4:18
Und Ausdruck 11, Familienstand.
And printout 11, marital status.
4:23
Das heißt, ob du ledig, verheiratet, getrennt oder geschieden bist.
This means whether you're single, married, separated, or divorced.
4:28
Man kreuzt einfach das passende Kästchen an.
You simply check the appropriate box.
4:32
Ausdruck 12, Anschrift.
Printout 12, address.
4:35
Das ist deine Adresse mit Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort.
This is your address with street and house number, postal code and city.
4:41
Schreib das ruhig, langsam und klar, gerade in Druckbuchstaben.
Write this down calmly, slowly and clearly, especially in block letters.
4:46
Und Ausdruck 13, Geburtsdatum.
And printout 13, date of birth.
4:51
In Deutschland kommt zuerst der Tag, dann der Monat, dann das Jahr.
In Germany, the day comes first, then the month, then the year.
4:56
Also zum Beispiel 18. Juli 1999.
So for example, July 18, 1999.
5:01
Ausdruck 14 ist praktisch.
Printout 14 is practical.
5:04
Kontaktdaten.
Contact details.
5:07
Das sind deine Telefonnummer und deine E-Mail-Adresse.
These are your phone number and email address.
5:10
Tipp: Eine deutsche Telefonnummer schreibst du oft mit Vorwahl.
Tip: A German phone number is often written with the area code.
5:16
Und beim Sprechen sagst du die Ziffern einzeln.
And when speaking, you say the digits individually.
5:19
Zum Beispiel 160-345-789.
For example, 160-345-789.
5:25
Und Ausdruck 15, Frist.
And printout 15, deadline.
5:28
Das ist die Deadline.
This is the deadline.
5:31
Also bis wann du den Antrag abgeben musst.
So by when you have to submit the application.
5:33
Wenn du die Frist verpasst, musst du oft neu anfangen oder bekommst die Leistung später.
If you miss the deadline, you often have to start over or receive the benefit later.
5:38
Kurze echte Story.
Quick real story.
5:41
Ich hab mal Arbeitslosengeld beantragt und Nachweise beifügen nicht ernst genommen.
I once applied for unemployment benefits and didn't take attaching proof seriously.
5:48
Ich dachte, ein Foto vom Vertrag reicht, äh, so halb.
I thought a photo of the contract would suffice, well, sort of.
5:53
Ich wurde zurückgerufen und musste alles nochmal bringen.
I got a callback and had to bring everything again.
5:57
Und ich hatte echt Angst, weil ich die Frist fast verpasst habe.
And I was really scared because I almost missed the deadline.
6:01
Oh Mann, ja, das passiert vielen.
Oh man, yeah, this happens to many people.
6:05
Nachweise sind wirklich Belege.
Proofs are really receipts.
6:08
Am besten als klare Kopie und komplett.
Best as clear copies and complete.
6:11
Wenn Original steht, dann musst du das echte Dokument zeigen, nicht nur eine Kopie.
If it says original, then you have to show the real document, not just a copy.
6:17
Mini-Recap, mal kurz testen.
Mini recap, let's test briefly.
6:21
Weißt du noch, was Pflichtfeld heißt?
Do you remember what a mandatory field means?
6:23
Genau, ein Feld, das du unbedingt ausfüllen musst, sonst geht's nicht weiter.
Exactly, a field that you absolutely have to fill out, or you can't proceed.
6:32
Und Nachweise?
And proofs?
6:34
Das sind Belege oder Dokumente als Beweis, die du beilegst.
These are receipts or documents as proof that you attach.
6:39
Wenn du das parat hast, läuft alles viel schneller.
If you have that ready, everything goes much faster.
6:43
Weiter mit kleinen, aber wichtigen Sachen.
Moving on to small but important things.
6:46
Viele schreiben das Datum im englischen Stil, also erst der Monat, und das führt zu Chaos.
Many write the date in the English style, so the month first, which leads to chaos.
6:54
In Deutschland kommt erst der Tag, dann der Monat, dann das Jahr, ja?
In Germany, the day comes first, then the month, then the year, right?
7:01
Genau.
Exactly.
7:02
Und noch ein häufiger Fehler.
And another common mistake.
7:04
Zu locker schreiben oder sogar "du" benutzen, wenn man der Behörde eine Notiz schreibt.
Writing too casually or even using "you" when writing a note to the authority.
7:10
In Ämtern sagst du immer „Sie“.
In offices, you always say "you" (formal).
7:12
Also höflich, auch in der E-Mail.
So polite, also in emails.
7:14
Wollen wir noch ein kurzes Rollenspiel am Telefon machen?
Shall we do a quick role-play over the phone?
7:20
Ich rufe bei einer Behörde an und frage nach Frist und Nachweisen.
I'll call an authority and ask about deadlines and required documents.
7:25
Du bist die Person am Telefon.
You're the person on the phone.
7:28
Alles klar, Klingeling.
Alright, ring-ring.
7:31
Guten Tag, Bürgeramt, was kann ich für Sie tun?
Good day, Citizen's Office, how can I help you?
7:35
Guten Tag, hier spricht Julia Meier.
Good day, this is Julia Meier speaking.
7:38
Ich habe eine Frage zu meinem Antrag.
I have a question about my application.
7:41
Welche Nachweise muss ich beifügen und wie ist die Frist, also bis wann?
What documents do I need to attach and what is the deadline, so when?
7:47
Ja, Frau Meier, Sie brauchen eine Kopie Ihres Ausweises, die Meldebescheinigung und den Mietvertrag.
Yes, Ms. Meier, you need a copy of your ID, the registration certificate, and the rental contract.
7:56
Die Frist ist in zwei Wochen.
The deadline is in two weeks.
7:58
Also bitte bis 20. Juni 2024 einreichen.
So please submit by June 20, 2024.
8:03
Gerne in Druckbuchstaben und unterschrieben.
Preferably in block letters and signed.
8:06
Online geht auch.
Online is also fine.
8:20
Bitte die Dateien gut lesbar hochladen und die Kästchen ankreuzen, dass alles vollständig ist.
Please upload the files in a readable format and check the boxes that everything is complete.
8:27
Wenn etwas fehlt, bekommen Sie eine Nachricht.
If something is missing, you'll receive a notification.
8:30
Perfekt, vielen Dank und einen schönen Tag.
Perfect, thank you very much and have a nice day.
8:35
Auf Wiederhören.
Goodbye.
8:37
Sehr gern, auf Wiederhören.
You're welcome, goodbye.
8:40
So, und genauso kurz und höflich kannst du nach Frist und Nachweisen fragen.
So, and that's how short and polite you can ask about deadlines and documents.
8:45
Immer ruhig bleiben, das hilft.
Always stay calm, it helps.
8:48
Lass uns die 15 Ausdrücke nochmal langsam bündeln, ja?
Let's go through the 15 expressions slowly again, okay?
8:52
Wenn die sitzen, bist du echt gut vorbereitet.
If you get those, you'll be really well prepared.
9:19
Noch zwei kleine Tipps aus der Praxis.
Two more small tips from practice.
9:24
Schreib deine Anschrift genau so wie auf dem Briefkasten, sonst kommt die Post nicht an.
Write your address exactly as it appears on the mailbox, otherwise, the mail won't arrive.
9:29
Und bei Kontaktdaten.
And for contact details.
9:31
Nimm eine E-Mail, die du wirklich liest, nicht eine alte Adresse, die du nie öffnest.
Use an email that you actually check, not an old address that you never open.
9:37
Oh, und wichtig: Mach dir vorher eine Liste von Nachweisen.
Oh, and important: Make a list of required documents beforehand.
9:41
Wenn du unsicher bei Wörtern bist, frag direkt am Schalter, ganz höflich.
If you're unsure about words, ask directly at the counter, very politely.
10:01
Zum Beispiel: Entschuldigung, was bedeutet Pflichtfeld?
For example: Excuse me, what does mandatory field mean?
10:04
Oder: Wo trage ich die Ausweisnummer ein?
Or: Where do I enter the ID number?
10:08
Das ist völlig normal, wirklich.
That's completely normal, really.
10:11
Und wenn du schreibst, denk an die Höflichkeit: Sehr geehrte Damen und Herren, am Anfang und am Ende mit freundlichen Grüßen plus deiner Unterschrift.
And when you write, remember the politeness: Dear Sir or Madam, at the beginning and at the end with kind regards plus your signature.
10:22
Das passt immer zu Behörden.
That always fits with authorities.
10:25
Kleine Aussprachehilfe für Zahlen.
A small pronunciation tip for numbers.
10:27
Falls du am Telefon gefragt wirst, sag die Nummern langsam, Ziffer für Ziffer.
If you're asked on the phone, say the numbers slowly, digit by digit.
10:33
Zum Beispiel 112 oder bei einer Handynummer 017-345-678.
For example, 112 or for a mobile number 017-345-678.
10:42
So wird es richtig verstanden.
This way it will be understood correctly.
10:45
Jetzt eine Frage an dich, zum Mitmachen.
Now a question for you, to participate.
10:48
Welches Wort auf deutschen Formularen hat dich schon mal verwirrt?
Which word on German forms has confused you before?
10:52
Oder welches Kästchen war unklar?
Or which checkbox was unclear?
10:56
Schreib uns das gern, dann können wir es in einer nächsten Folge erklären.
Feel free to write us that, then we can explain it in a future episode.
11:03
Und wie vorhin gesagt, die komplette interaktive Lektion mit Transkript, Wortkarten und Übungen ist gratis auf Vokabli.
And as mentioned earlier, the complete interactive lesson with transcript, flashcards, and exercises is free on Vokabli.
11:11
Link in der Beschreibung.
Link in the description.
11:13
Schau da mal rein.
Check that out.
11:14
Das hilft dir beim Üben ohne Stress.
It helps you practice without stress.
11:17
Bis zum nächsten Mal.
Until next time.
11:18
Ja, echt hilfreich zum Nachlesen und Trainieren, ganz in Ruhe.
Yes, really helpful for reading and training, all in peace.
11:25
Danke fürs Zuhören, viel Erfolg beim Ausfüllen, und bis bald.
Thank you for listening, good luck with filling out, and see you soon.
FAQ
How do you say “fill out the form” in German?
“Formular ausfüllen.”
What does Pflichtfeld mean on a German form?
“Pflichtfeld” means “mandatory field.”
How do you say “check the box” in German?
“Kästchen ankreuzen.”
How do you ask how to write in block letters?
“in Druckbuchstaben” means “in block letters.”
What does Unterschrift mean on forms?
“Unterschrift” means “signature.”
What does Frist mean in the context of forms?
“Frist” means “deadline.”
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