LessonsDutchBuilding Connections in Dutch: A2 Everyday ConversationsChecking in at an office: reception and directions
Free lessonDutch · A28:23
Checking in at an office: reception and directions
Steps to visit an office building: arrive at reception, check in with the receptionist, get a visitor badge, and follow directions to offices or elevators.
Published ·Updated
Arrive, register at reception, meet the receptionist, get a visitor badge, then follow signage or ask for directions to the correct office or elevator.
Transcript
Read along, Dutch & English, side by side
0:00
Nou, goedemorgen. Heb je je koffie, Anita?
Well, good morning. Do you have your coffee, Anita?
0:03
Vandaag dacht ik, laten we het hebben over naar een kantoorgebouw gaan.
Today I thought we could talk about going to an office building.
0:07
Weet je, gewoon hoe dat is, wat je moet doen en waar je op moet letten.
You know, just how it is, what to do and what to watch out for.
0:13
Ja, precies. Dat is zo'n onderwerp waar iedereen wel iets van herkent.
Yes, exactly. That's a topic everyone can relate to.
0:17
Je komt binnen, je kijkt rond en je denkt, eh, waar moet ik naartoe?
You walk in, look around, and think, uh, where do I go?
0:23
Ik had dat laatst nog.
I just experienced that recently.
0:25
Ik ook, Jo. Vorige week was ik in zo'n groot kantoorgebouw in de stad.
Me too, Jo. Last week I was in a big office building in the city.
0:29
Hoge hal, veel glas en zo'n balie met een vriendelijke receptionist.
Tall hall, lots of glass, and a reception desk with a friendly receptionist.
0:34
Ik voelde me eerst een beetje klein, maar dat ging snel goed.
At first, I felt a bit small, but that passed quickly.
0:38
Oh ja, hoe ging dat dan bij de balie?
Oh right, how was it at the reception desk?
0:41
Moest je je legitimeren of kreeg je zo'n bezoekerspasje?
Did you have to show ID or did you get a visitor pass?
0:45
Ik ben altijd benieuwd hoe streng ze zijn met, eh, toegang en zo.
I'm always curious how strict they are with, uh, access and such.
0:50
Ja, ik moest mijn ID laten zien en mijn naam doorgeven.
Yes, I had to show my ID and give my name.
0:54
Toen kreeg ik een sticker met mijn naam en een pasje.
Then I got a sticker with my name and a pass.
0:56
Met dat pasje kon ik door zo'n poortje en de lift gebruiken.
With that pass, I could go through a turnstile and use the elevator.
1:00
Klinkt heel technisch, maar het was simpel.
Sounds very technical, but it was simple.
1:03
Ja, precies. Soms moet je je pas zelf scannen om een verdieping te kiezen.
Yes, exactly. Sometimes you have to scan your pass yourself to choose a floor.
1:08
Ik stond ooit in de lift en hij deed niks. Ik snapte er niks van.
I once stood in the elevator, and it didn’t do anything. I didn’t get it.
1:12
Toen zei iemand, je moet eerst je pas scannen.
Then someone said, you have to scan your pass first.
1:15
Tja, weer wat geleerd.
Well, learned something new.
1:17
Haha, ja. En ze zeiden ook, neem geen rare spullen mee naar een computer.
Haha, yes. And they also said, don’t bring strange things to a computer.
1:24
Er lag bij toeval een USB-stick, gewoon op de stoep. Echt waar.
I happened to find a USB stick, just lying on the sidewalk. Seriously.
1:28
Maar dat is dus gevaarlijk, want je weet niet wat erop staat.
But that’s dangerous because you don’t know what’s on it.
1:32
Beter niet in je laptop stoppen, zei de beveiliger.
Better not put it in your laptop, said the security guard.
1:34
Ja, heel belangrijk. Een onbekende USB-stick kan een virus hebben, zeg maar, en dan gaat je computer stuk of je gegevens lekken.
Yes, very important. An unknown USB stick could have a virus, you know, and then your computer gets damaged or your data leaks.
1:45
Sommige mensen zien een logo en denken, oh, dat is vast oké. Maar nee, niet doen.
Some people see a logo and think, oh, that must be fine. But no, don’t do that.
1:51
Liever weggooien of afgeven bij de balie.
Better to throw it away or hand it in at the reception.
1:53
Ik had er ooit een gevonden in de parkeergarage. Even twijfelen, weet je, maar ik heb hem netjes bij de receptie gegeven.
I once found one in the parking garage. I hesitated, you know, but I turned it in at the reception.
2:01
Die waren daar blij mee. Beter zo dan spijt later.
They were happy with that. Better this way than regret later.
2:04
Zeg, hoe was het kantoor zelf? Open ruimte of juist veel kleine kamers?
So, how was the office itself? Open space or lots of small rooms?
2:09
Ik vind het altijd leuk om te zien hoe ze dat doen, want elke plek voelt weer anders.
I always enjoy seeing how they do that because every place feels different.
2:14
Er waren open bureaus en een paar stiltehokjes. Dat is fijn om te bellen.
There were open desks and a few quiet booths. That’s nice for calls.
2:19
Veel planten en best veel licht.
Lots of plants and quite a bit of light.
2:21
Dat maakt echt verschil, hè? Je voelt je dan rustiger en je werkt fijner.
That really makes a difference, right? It makes you feel calmer and work better.
2:27
Hmm, interessant. Ik was laatst in een praktijk voor kindertherapie, dus geen gewoon kantoor, maar toch een soort werkplek.
Hmm, interesting. I was recently in a pediatric therapy office, so not a regular office, but still a kind of workspace.
2:35
Ze hadden de kamers speels gemaakt, met zachte kleuren en speelgoed.
They made the rooms playful, with soft colors and toys.
2:39
Daardoor waren de kinderen minder bang, echt goed bedacht.
This helped the children feel less scared, really well thought out.
2:43
Ja, design helpt. Ook voor grote mensen, hoor.
Yes, design helps. Even for adults, you know.
2:47
Slecht licht of harde stoelen. Dan krijg je snel hoofdpijn.
Poor light or hard chairs. Then you quickly get a headache.
2:52
Ergonomie. Dat is een moeilijk woord, maar het betekent gewoon dat je werkplek bij je lichaam past.
Ergonomics. That’s a difficult word, but it just means your workspace fits your body.
2:59
Stoel goed instellen, scherm op ooghoogte, dat soort dingen.
Set the chair properly, screen at eye level, that kind of stuff.
3:02
Goed dat je dat zegt.
Good that you mention that.
3:21
Ja, en als je zelf een kantoor gaat huren, let dan op zulke dingen.
Yes, and if you’re renting an office yourself, pay attention to such things.
3:42
In het huurcontract, zeg maar, kun je vragen: hoe zit het met ventilatie, met ramen, met het licht?
In the rental contract, you can ask: what about ventilation, windows, and light?
3:48
Anders zit je straks in een mooie ruimte, maar met een zere kop. Haha.
Otherwise, you might end up in a nice space, but with a sore head. Haha.
3:53
Ik hoorde ook over een gebouw met vaak stroomstoringen.
I also heard about a building with frequent power outages.
3:56
Heel vervelend, de computers vielen steeds uit.
Very annoying, the computers kept shutting down.
3:59
Dan is het slim om in het contract te vragen.
Then it’s smart to ask in the contract.
4:01
Wie is verantwoordelijk voor de stroom en het onderhoud?
Who is responsible for power and maintenance?
4:04
En is er een noodstroom, zo'n generator, als het misgaat?
And is there backup power, a generator, if things go wrong?
4:08
Echt waar. Dat wil je niet pas later ontdekken.
Really. You don't want to discover that later.
4:12
Ook goed om te vragen wie je belt als er iets stuk is.
It's also good to ask who you call if something's broken.
4:15
Is dat de verhuurder, of moet je zelf iemand sturen?
Is that the landlord, or do you need to send someone?
4:19
Helderheid scheelt gedoe.
Clarity saves hassle.
4:21
En nee, toegangstijden. Dat is ook zo'n ding.
And no, access times. That's another thing.
4:24
Een vriend van me huurt een plek in een gedeeld kantoor.
A friend of mine rents a spot in a shared office.
4:27
Hij wil dus 's avonds werken, maar het gebouw sluit om acht uur.
So he wants to work in the evenings, but the building closes at eight.
4:31
Tja, dan is je avondproductiviteit weg, dus vraag dat vooraf.
Well, then your evening productivity is gone, so ask that in advance.
4:35
Klopt. En hoe zit het in het weekend?
Right. And what about weekends?
4:39
Mag je dan naar binnen en mag je iemand meenemen?
Can you get in then, and can you bring someone?
4:42
Ik vraag ook altijd naar fietsenstalling en douches.
I always ask about bike storage and showers.
4:45
Als je fietst, is dat zo fijn.
That's so nice if you bike.
4:47
We dwalen een beetje af, maar het hoort er allemaal bij.
We're drifting a bit off topic, but it's all part of it.
4:51
Mijn bezoek ging trouwens best soepel.
My visit actually went pretty smoothly.
4:53
De borden waren duidelijk, maar ik liep toch verkeerd.
The signs were clear, but I still got lost.
4:57
Ik heb toen gewoon een schoonmaker gevraagd en die wees me de weg.
I just asked a cleaner, and they pointed me the way.
5:01
Supervriendelijk.
Super friendly.
5:01
Ja, herkenbaar. Soms zijn er van die slimme liften waar je buiten al je verdieping kiest.
Yeah, I know what you mean. Sometimes there are those smart elevators where you choose your floor outside.
5:08
Als je dat niet kent, sta je even te kijken.
If you're not used to that, you just stand there for a moment.
5:11
Haha. Gewoon even vragen. En klaar.
Haha. Just ask, and that's it.
5:14
Ik kijk ook altijd even naar de nooduitgangen.
I always take a look at the emergency exits.
5:17
Gewoon. Voor het gevoel.
Just for peace of mind.
5:19
Er hing zo'n plattegrond met routes. Dat is handig.
There was a map with routes. That's handy.
5:22
We deden ooit een oefening. Een brandoefening.
We once did an exercise. A fire drill.
5:25
En ik was blij dat ik wist waar de trap was.
And I was glad I knew where the stairs were.
5:27
Ja, precies. En in vergaderruimtes vind ik het fijn als het systeem simpel is.
Yes, exactly. And in meeting rooms, I like it when the system is simple.
5:33
Een bordje met vrij of bezet. Klaar.
A sign that says free or occupied. Done.
5:36
Of een klein schermpje, maar dan wel duidelijk.
Or a small screen, but then it needs to be clear.
5:39
Anders zit je te rommelen terwijl de tijd tikt.
Otherwise, you’re fumbling around while time ticks away.
5:42
Over inrichten gesproken.
Speaking of setups.
5:44
Ik ken iemand die een klassiek kantoor wilde.
I know someone who wanted a classic office.
5:46
Met donkerhout, mahonie.
With dark wood, mahogany.
5:49
Heel chic.
Very chic.
5:50
Maar hij merkte dat er zoveel soorten hout en afwerking zijn.
But he found out there are so many types of wood and finishes.
5:53
Dus eerst goed uitzoeken, anders koop je te duur of niet wat je wilt.
So first, research it well, or else you'll buy too expensive or not what you want.
5:58
Onderzoek scheelt geld en gedoe.
Research saves money and hassle.
6:01
Oh, luxe hoor. Maar je kunt ook simpel beginnen.
Oh, that's luxury. But you can also start simply.
6:05
Tweedehands bureaus, goede lampen, een paar planten en klaar.
Second-hand desks, good lamps, a few plants, and you're done.
6:10
Een kleedje op de vloer helpt tegen galm.
A rug on the floor helps with echo.
6:12
Je hoeft niet meteen alles perfect te hebben.
You don't need everything to be perfect right away.
6:15
En de koffiehoek niet vergeten.
And don't forget the coffee corner.
6:18
Dat is vaak de plek waar je mensen leert kennen.
That's often where you get to know people.
6:20
Ik dronk daar eens koffie en opeens stond er een bekende gast, zo'n hoog iemand uit een ander bedrijf.
I once had coffee there, and suddenly a familiar guest appeared, a high-profile person from another company.
6:27
Grappig hoe werelden samenkomen bij het koffieapparaat.
Funny how worlds come together at the coffee machine.
6:31
Echt waar?
Really?
6:32
Ja, ik hoor wel eens dat bekende namen soms zelfs meedenken over de indeling van kantoren.
Yeah, I sometimes hear that famous names even think about the layout of offices.
6:37
Het is een kleine wereld, hè?
It's a small world, right?
6:39
Dat laat zien hoe verbonden alles is.
That shows how connected everything is.
6:42
Maar goed, privacy blijft belangrijk.
But still, privacy remains important.
6:44
Over privacy gesproken, als bezoeker moet je vaak je pasje teruggeven bij vertrek.
Speaking of privacy, as a visitor, you often have to return your badge upon leaving.
6:49
En loop niet mee achter iemand door het poortje zonder te scannen.
And don’t walk behind someone through the gate without scanning.
6:53
Dat heet meelopen en dat is niet de bedoeling.
That's called tailgating, and it's not the idea.
6:56
Het is niet alleen regel, het is ook veiligheid.
It's not just a rule, it's also for safety.
7:00
Ja, en geen foto's van je bezoekerspasje online zetten.
Yeah, and don’t post pictures of your visitor pass online.
7:05
Daar staat soms je naam en tijd op, dat is gewoon niet slim.
Sometimes your name and time are on it, which just isn’t smart.
7:08
En hou je bureau netjes, een clean desk, zeg maar.
And keep your desk tidy, a clean desk, you know.
7:12
Geen stapels papieren laten liggen als je wegloopt.
Don’t leave piles of paper when you walk away.
7:15
Bij printen geldt hetzelfde.
The same goes for printing.
7:16
Print, loop even mee en haal je papieren meteen op.
Print, walk along for a bit, and pick up your papers right away.
7:21
Oude papieren?
Old papers?
7:22
Door de versnipperaar, dat is die machine die alles in strookjes maakt.
Into the shredder, that machine that cuts everything into strips.
7:27
Dan kan niemand het lezen.
Then no one can read it.
7:28
Zeg nog praktische tips als je op bezoek gaat.
Here are some practical tips when you're visiting.
7:31
Neem een flesje water mee en een trui, want airco kan koud zijn.
Bring a water bottle and a sweater, because the AC can be cold.
7:35
Kom tien minuten eerder, want de receptie kost soms even tijd.
Arrive ten minutes early, as the reception can take some time.
7:39
Ja, en check hoe je er komt.
Yeah, and check how to get there.
7:45
Is er een fietsenstalling of neem je de tram?
Is there a bike storage or are you taking the tram?
7:48
Als je te laat bent, bel dan even de receptie.
If you're late, just call reception.
7:52
Met een klein glimlachje kom je al ver, hè?
A little smile goes a long way, right?
7:53
Ja, precies.
Exactly.
8:12
En onthoud, gewoon vragen als je iets niet weet.
And remember, just ask if you don’t know something.
8:16
Mensen willen echt wel helpen.
People do want to help.
8:18
Thanks voor het luisteren, zeg maar.
Thanks for listening, you know.
8:20
Volgende keer weer.
See you next time.
8:21
En nu eerst nog een slok koffie.
And now, first a sip of coffee.
FAQ
What should I do when I arrive at the building?
Go to the reception desk, state your name and purpose, sign the visitor log or show ID, and get a visitor badge if required.
Do I need an appointment or ID to check in?
Most offices ask for an appointment and some form of ID; the receptionist will confirm your visit and notify the person you're meeting.
How do I find the right office or floor?
Ask the receptionist or consult the directory board; follow signage or use the elevators and floor numbers to reach the office.
What should I say to the receptionist?
Give your full name, the name of the person or company you’re visiting, and the meeting time—e.g., “I’m here to see Anna Jansen for a 10:00 meeting.”
What if I get lost inside the building?
Return to reception or ask a passerby; security or the receptionist can give clear directions or escort you to the correct office.
More Dutch lessons
